Assistant de Direction pour la Direction des Services Techniques H / F

Au sein d'une direction de 40 personnes composée de trois pôles (pôle Patrimoine bâti, pôle Travaux neufs et pôle Urbanisme, Sécurité, Commerce), vous êtes placé(e) sous l'autorité de la directrice. Vous jouez un rôle essentiel dans le soutien administratif et organisationnel du service. Vous êtes en charge de :

1. Suivre et coordonner des tâches administratives
2. Gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les correspondances de la direction
3. Planifier et organiser des réunions et les rendez-vous
4. Préparer et organiser les documents et les présentations pour les réunions
5. Assurer la coordination et le suivi des projets et des tâches assignées à la direction
6. Rédiger et mettre en forme des documents, mise à la signature, copie et expédition, affichages, convocations, suivi des notifications, archivage et classement
7. Suivre des arrêtés et des délibérations
8. Gérer des dossiers et des procédures administratives, en veillant à leur bonne organisation et à leur suivi (dossier COTECH, COPIL Coeur de ville, PLUi, RD 910, etc.)
9. Gérer les parapheurs de la DST et des délégations de signatures
10. Gérer et suivre le planning des congés des agents des services techniques
11. Gérer les fournitures de bureau et les commandes spécifiques (mobiliers liés au poste de travail)
12. Gérer les demandes de la direction en matière d'équipements informatiques à la DSIS
13. Suivi direct des dossiers de subventions en cours et à venir auprès des institutions
14. Détection, prise de contacts, demandes, dépôts des dossiers
15. Suivi direct : notification, exécution comptable, clôture
16. Municipalité et conseils en lien avec le secrétariat général
17. Suivi du planning des séances
18. Renseigner les ordres du jour pour transmission au secrétariat général selon l'activité des services techniques
19. Recueil des notes, relecture

Conditions requises :

• Niveau Bac à Bac +2
• Première expérience en tant qu'assistante de direction souhaitée
• Respect des procédures et des délais
• Bonne expression orale et écrite
• Aisance relationnelle, sens de l'organisation et souci du détail
• Capacité à gérer les priorités
• Bonne connaissance des outils informatiques : Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Réserve et discrétion