Assistant de Direction Juridique Groupe - Business Legal H / F

Responsabilités :

• Assure l'assistanat des équipes juridiques situées à Montreuil et du Directeur Juridique Opérationnel.
• Contribue à l'organisation du service, le suivi de son planning (ex : rapports d'activités périodiques, tableaux de bord, etc.) et aide les équipes à être les plus efficaces possibles dans leurs tâches.
• Assiste à la gestion des divers outils des juristes en charge (bases de données, logiciels, bases documentaires).
• Assure un lien et une coordination permanents avec la seconde assistante de direction située sur le 2ème site de Paris et son réseau dans les autres fonctions support dans le Groupe.

Activités principales :

Gestion administrative et organisationnelle :

• Assiste l'équipe dans l'organisation de déplacements, réunions complexes, l'organisation d'évènements du service, la gestion des plannings, le suivi des notes de frais.
• Suit la facturation des conseils externes des équipes et aide au suivi du budget.
• Organise l'accueil et la logistique associée des nouveaux embauchés du département (et au départ de collaborateurs).
• Aide à l'administration des outils du service, la saisie des données dans ces outils et l'émission de tableaux de bord, reporting régulier, etc. issus de ces outils (base de données litiges, outil de reporting mensuel, etc.).
• Assiste l'équipe dans la bonne prise en main des outils du Groupe.
• Participe, le cas échéant, en tant que secrétaire de réunion à certaines réunions ou comités spécifiques.
• Prépare des compte-rendus, synthèses, consolidation de données, présentations, supports de formation, sur demande de l'équipe.
• Gère le courrier, les fournitures, commandes de matériel du service, classement et documentation.
• Procède à des formalités diverses requises pour assister l'équipe juridique (collecte de signatures, constitution de dossiers imprimés, notarisation, traduction, apostille, etc.).

Assistance au Directeur Juridique Opérationnel :

• Assistance à l'animation et à l'organisation des travaux communs du département Business Legal de la DJEC.
• Suivi du calendrier des grandes échéances annuelles de l'équipe.
• Suivi de l'avancée de projets de l'équipe.
• Consolidation de reporting, rapports, etc.

Projets divers du département :

• Sur demande, en fonction des besoins, assiste sur divers projets généraux du Département, même pour les équipes des autres bureaux, comme organisation de séminaires, projets de transformation, suivi de la mise en place de nouveaux outils, process, etc.
• Aide à la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe Juridique (France et étranger), notamment lors de la mise en place de nouveaux process, outils, etc. par le Groupe impactant les juristes.
• Représente le département dans ses interactions avec les divers interlocuteurs de la DJEC.