Assistant de direction (h/f) - Villejuif

Communes; Île-de-France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune en pleine expansion cherche un Assistant de direction pour gérer l'organisation des membres de la Direction générale à Villejuif. Cette fonction implique la gestion des agendas, l'accueil des interlocuteurs, ainsi que la rédaction de documents administratifs. Vous ferez partie d'une équipe dédiée à améliorer le bien-être des habitants tout en bénéficiant d'avantages sociaux.

Prestations

Avantages sociaux (CNAS, restauration)

Qualifications

• Capacité à prendre des notes et rédiger des documents.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Compétences en communication écrite et orale.

Responsabilités

• Organiser l'agenda et planifier les réunions.
• Gérer les courriers et les communications.
• Assurer un accueil téléphonique et physique professionnel.

Connaissances

Organisation

Gestion de l'information

Confidentialité

Formation

Diplôme de niveau Bac+2 ou équivalent

Description du poste

Assistant de direction (h/f) - Villejuif

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie A (cadre)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Organisation de la vie professionnelle des membres de la Direction générale
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des membres de la direction générale
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements des membres de la direction générale

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Répartir et suivre l'ensemble du courrier et vérifier les parapheurs.
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Constituer et instruire des dossiers pour la direction générale dans le but de faciliter l'anticipation
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers
o Gérer et actualiser une base d'informations documentaires

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
o Préparer les dossiers de réunions
o Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Gestion et affichage d'informations
o Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
o S'assurer de la bonne transmission de l'information auprès des différents niveaux hiérarchiques en lien avec le chargé de communication interne (communication ascendante et descendante)

Exécutions d'opérations financières
o Rédiger un bon de commande ou un acte d'engagement
o Vérifier les factures

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o094250704000595-assistant-direction-h-f?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Profil recherché

o Travail en bureau sur écran
o Réunions possibles en soirée
o Horaires à adapter en fonction des besoins de la direction générale
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Qui sommes-nous?

En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui uvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/

ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché

Art. L343-1 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.

Vacant à partir du 02/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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