Assistant de direction (H/F) - Vendenheim | offre P20-2025-1

Opal; Vendenheim; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'OPAL, association engagée dans l'enfance, recherche un Assistant de direction (H/F) pour sa structure à Vendenheim. Le poste implique la gestion administrative, la logistique, et le suivi des ressources humaines. De solides compétences organisationnelles et un BTS Assistante de direction sont requis. Profitez d'un environnement dynamique avec diverses opportunités de développement professionnel.

Prestations

Participation à la mutuelle Mut'Est

100% des frais de transport en commun pris en charge

Possibilité d'évolution et de formation

Qualifications

• BTS Assistante de direction exigé ou équivalent.
• Expérience dans un rôle administratif souhaitable.
• Capacité d'organisation et de gestion des priorités.

Responsabilités

• Gestion administrative courante et suivi budgétaire.
• Organisation et planification des réunions.
• Accueil administratif des salariés et suivi des plannings.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi budgétaire et financier

Logistique et approvisionnements

Organisation et coordination

Communication

Formation

BTS Assistante de direction

Description du poste

Description

L'OPAL, association engagée dans l'enfance depuis 1965 et gestionnaire d'accueils de loisirs et périscolaire sur la région Alsace-Moselle, forme et recrute un Assistant de direction (H/F) pour sa structure de Vendenheim (Alsace)

Missions Principales

• Gestion administrative courante : rédaction de courriers et comptes rendus, traitement des mails et du courrier, classement et archivage des documents, suivi des dossiers
• Suivi budgétaire et financier : saisie et actualisation des outils de suivi, facturation, encaissements, relances, coordination avec le pôle Finance
• Logistique et approvisionnements : commandes de repas, goûters, matériel et fournitures, suivi des besoins liés aux locaux.
• Organisation et coordination : planification des réunions, gestion des agendas, convocations, préparation logistique, suivi des émargements
• Suivi des présences et créations de tableaux de bord : contrôle des présences enfants, mise à jour d'outils de suivi et de pilotage
• Appui à la vie de la structure : soutien administratif à l'ensemble des activités, sorties, événements et projets menés au sein de la structure
  
  

Missions RH Et Gestion Des Plannings

• Accueil administratif des salariés et accompagnement lors de leur embauche
• Suivi administratif du personnel : réception, transmission et classement des documents relatifs aux salariés
• Gestion des plannings : saisie et mise à jour des emplois du temps dans le logiciel dédié, suivi mensuel de l'état de présence de l'équipe
• Appui à l'organisation du travail : proposition d'ajustements en lien avec la directrice, en tenant compte des absences et de la réglementation
• Gestion de l'intérim : réalisation des demandes et saisie sur la plateforme dédiée, après validation par la direction
  
  

Gestion Des Inscriptions

• Participation aux processus de préinscription : élaboration des documents, définition du calendrier, planification des étapes
• Traitement administratif des préinscriptions : saisie, vérification et analyse des informations nécessaires, contrôle de la recevabilité des dossiers
• Suivi des demandes et des listes d'attente : mise à jour régulière, propositions de places aux familles en lien avec la direction
• Participation aux commissions d'attribution et aux réunions liées à l'accueil des enfants
• Création et mise à jour des documents administratifs liés aux inscriptions et au suivi des familles
  
  

Relations Avec Les Familles Et Gestion Des Inscriptions

• Accueil physique et téléphonique
• Communication avec les parents : diffusion d'informations via différents supports
• Appui et relai d'informations entre la direction, l'équipe et les partenaires
• Réponse aux sollicitations de la collectivité dans le cadre de ses missions
  
  

Informations Sur Le Poste

• Démarrage : dès que possible
• Type du contrat : CDI
• Temps d'intervention : Lundi au vendredi + vacances scolaires
• Volume horaire : 35h00 par semaine
• BTS Assistante de direction exigé ou équivalent
• Taux horaire : 13.10€ brut de l'heure
• Estimation du salaire : 2025,99 € brut / 1499,23€ net mensuel + points techniques en fonction de l'expérience
• Échelon : C
• Indice : 285
  
  

Avantages De L'OPAL

Prise en charge des repas

• Participation à la mutuelle Mut'Est
• Participation à 100% aux frais de transport en commun
• Prise en compte de l'ancienneté dans la branche
• Partenariats avec Action Logement et Chorum
• Possibilité d'évolution et de formation
  
  

Les Partenariats Et Les Aides Diverses

• Prévoyance CHORUM pour une meilleure prise en charge de vos frais de santé
• Partenariat ACTION LOGEMENT pour une aide à la recherche d'un logement à proximité
• Prise en compte de l'ancienneté dans la branche avec une rémunération adaptée
• Un CSE (Comité Social et Economique) engagé et toujours à vos côtés pour des questions à l'employeur
• Cartes cadeaux spéciales "vacances" ou "Noel" et cartes « naissance » en fonction de votre ancienneté à l'OPAL