Assistant de direction (H/F) - Université de Rouen Normandie

Université de Rouen - Normandie; Normandie; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Rouen Normandie cherche un Assistant de direction (H/F) pour rejoindre le service, assurant un rôle clé dans les missions administratives et le suivi RH. Le candidat devra posséder d'excellentes compétences organisationnelles et en communication, ainsi qu'une capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique. Cette position offre une opportunité de contribuer significativement à l'administration d'une institution éducative reconnue, avec possibilité de télétravail.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d’une université.
• Maîtrise des outils de gestion financière.
• Compétence en management et en planification.

Responsabilités

• Assurer l’accueil et le secrétariat pour la Direction Générale des Services.
• Gestion des ressources humaines et des projets administratifs.
• Suivre la gestion budgétaire et administrative.

Connaissances

Excellente expression écrite et orale

Connaissance des outils bureautiques

Langue anglaise

Sens de l'organisation

Rigueur

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Word

Excel

Powerpoint

SIFAC

OHRIS

Description du poste

Assistant de direction (H/F) - Université de Rouen Normandie

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université de Rouen - Normandie
  Université de Rouen Normandie

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Assurer des fonctions d’assistant(e) de direction pour la DGS, et le cas échéant, pour le Président et l’équipe de direction en appui.

Mission 1 : Secrétariat et assistance administrative

Secrétariat

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’étage de la Présidence
• Assurer la gestion de la messagerie [e-mail]
• Enregistrement du courrier, transmission et archivage (en lien avec le Cabinet du Président)
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Gestion du circuit des parapheurs (en collaboration avec le Cabinet du Président), des conventions, des demandes de délégations de signature
• Gestion du planning des salles des bâtiments 26A et 26B (en collaboration avec le Cabinet du Président) et assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité ou de la manifestation
• Assurer la gestion des agendas de la DGS et des DGS adjoint(e)s et en contrôler les échéances
• Organiser les réunions pilotées par la DGS et les DGS adjoint(e)s et rédiger le compte-rendu le cas échéant
• Rédiger et mettre en forme tout type de document

Assistance administrative
• Assurer le suivi RH des directeurs des affaires générales, des directeurs administratifs de composante et des agents placés sous la responsabilité de la DGS (suivi de carrière, des entretiens professionnels, des congés)
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d’information
• Mettre en place les procédures adaptées au service (procédure de suivi des actions, cahier et plan des charges…)
• Créer des outils administratifs au fil de l’eau de l’évolution des besoins du service (rétroplanning annuel, tableau de bord de suivi des actions en cours…)
• Assister la direction sur des missions ponctuelles (organigrammes, rapports d’activité…)
• Répondre aux demandes d’information des autres services et directions et de l’extérieur

Mission 2 : encadrer l’équipe accueil – courrier – reprographie – parc automobile
• Encadrer le responsable du service courrier – reprographie (qui encadre lui-même un agent), l’agent d’accueil du bâtiment et le gestionnaire du parc automobile.

Mission 3 : appui à la gestion budgétaire En cas d’absence de la gestionnaire, assurer la continuité du service :
• Réaliser des actes de gestion administrative et financière selon les procédures applicables
• Collecter, contrôler et traiter les pièces justificatives pour les opérations de gestion
• Assurer le suivi des commandes, des services faits valorisés, et des missions professionnelles sur le logiciel SIFAC.

Fiche de postehttps://nousrejoindre.univ-rouen.fr/offres-demploi/

Profil recherché

Savoir / connaissances
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation d’une université
• Excellente expression écrite et orale, avec une maîtrise des normes rédactionnelles
• Connaissance des outils de gestion financière (SIFAC)
• Connaissance des outils de gestion des absences (OHRIS)
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, courrier électronique
• Langue anglaise si possible (A1 à A2)

Savoir faire / compétences opérationnelles
• Savoir planifier et respecter les délais
• Savoir gérer l’activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité : Drive, Evento (programmation de réunions), BBB (visioconférence)…

Savoir être / compétences comportementales
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et adaptabilité face aux imprévus
• Esprit d’initiative et autonomie dans la gestion des missions confiées
• Travailler en équipe

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

L’Université de Rouen Normandie (URN) compte environ 2 600 personnels et 33 000 étudiants.
Elle est dotée d’un budget de 277 M€.
Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école, 1 centre de formation, 16 services des affaires générales et 7 services communs, répartis sur 6 communes et 7 sites.
L’URN comporte également 38 unités de recherche.
L’Université de Rouen Normandie s’engage pour l’inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités.
Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d’origine, de genre, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.
La Direction Générale des Services coordonne les actions de l’ensemble des directions et des services de l’établissement.

L'envoi des candidatures se fera exclusivement par mail à l'adresse électronique [e-mail]

Aucune candidature déposée par voie électronique dans l'application de Choisir le service public ne sera traitée.

Contraintes sur la détermination des congés avec l’assistant(e) de direction du Cabinet du Président et la gestionnaire financière.
Discrétion professionnelle attendue

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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