Assistant de direction H/F - Mairie d'ORSAY

Communes; Les Ulis; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale recherche un Assistant de direction pour assister aux missions d’administration et de gestion au sein des services. Le candidat retenu devra avoir une expérience similaire, maîtriser les outils bureautiques, faire preuve d'organisation et de communication. Le poste est basé à Orsay et nécessite une bonne aisance relationnelle et un respect de la confidentialité.

Qualifications

• Expérience confirmée dans des fonctions similaires.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Aisance rédactionnelle et bonne expression orale.
• Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.
• Connaissance des procédures administratives.

Responsabilités

• Assistance aux Directeurs de la DGASTUN.
• Suivi des absences et congés.
• Gestion des fournitures et véhicules.
• Rédaction de courriers administratifs.
• Coordination des conseils de quartiers.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion du temps

Discrétion

Travail en équipe

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Assistant de direction H/F - Mairie d'ORSAY

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Débutant

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Non renseigné

Au sein de la direction générale adjointe des services techniques, de l'urbanisme et du numérique, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle ressources et relations à l'habitant, vous intervenez avec votre binôme sur toutes les missions d'assistance aux directions et de gestion administrative.

MISSIONS PRINCIPALES :
Assistanat et secrétariat au profit des directions
- Assistance à l'organisation de la vie professionnelle des Directeurs de la DGASTUN (accueil téléphonique et physique,
gestion des agendas, prise de rendez-vous, organisation de réunions, prise de notes et travaux de mise en forme
bureautique)
- Aide dans la gestion de projets pilotés par les Directeurs
- Suivi des absences et congés
- Gestion des fournitures et des véhicules en auto partage
Gestion et suivi des signalements via « Orsay Connect »
- Attribution des signalements sur la GRC aux services concernés.
- Mise en place d'un tableau de suivi des demandes
Rédaction et suivi des arrêtés de voirie
- Rédaction et suivi des arrêtés de voirie (après validation du CPI,)
- Rédaction des arrêtés avec RODP : calcul et suivi des RODP.

Suivi des demandes des administrés dans le cadre du domaine de la proximité (mail, appels, post office)
- Suivi administratif dans le logiciel "Post Office" pour les sujets en lien avec la Proximité.
- Rédaction de courriers administratifs.
- Répondre aux usagers afin de collecter leur demande et attribuer le signalement au bon service

Coordination des conseils de quartiers trimestriels
- Coordination et mise en place matérielle en lien avec l'élue à la démocratie participative.
- Invitation des services en fonction de l'ordre du jour défini par l'élue.
- Compte-rendu et suivi des différents conseils de quartiers.
- Assister physiquement aux conseils de quartiers

Coordination des travaux de rédaction des rapports d'activité
- Collecte des synthèses des activités auprès des responsables des services
- Préparation des rapports suivant la trame préétablie par les directeurs
Assistance administrative aux directeurs et responsables de la DGASTUN
- Aide à la préparation des délibérations, des commissions (urbanisme, travaux, développement économique)
- Demandes d'autorisations administratives diverses
- Pré archivage des dossiers

Profil recherché

PROFIL RECHERCHE :
Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
Vous possédez des qualités d'organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d'un bon niveau ;
Vous savez vous adapter à différents interlocuteurs
Vous maitrisez les procédures administratives et savez rédiger des actes relatifs
Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;
Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d'équipe tout en sachant travailler en autonomie.

Qui sommes-nous?

Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 23/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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