Assistant de direction (H/F) auprès de la DCIEU - SCI

Assistant de direction (H/F) auprès de la DCIEU - SCI

Article HAS - Mis en ligne le 03 avr. 2025

Poste à pourvoir : Assistant de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU - DCI).

Emploi : Secrétaire de direction.
Filière : appui au management et au pilotage.

Emploi repère : Secrétaire de direction.

Catégorie d'emploi : Catégorie 3.

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée - temps complet.

Motif : Remplacement du personnel permanent.

Localisation : Saint-Denis (93), au pied du RER B La Plaine-Stade de France.

Rémunération : Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement, mise à disposition).

Description du poste à pourvoir

Direction et service d'affectation : Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU).

La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice et de son adjointe, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution.

Missions générales du poste à pourvoir :

Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU), son adjointe et la cheffe du service communication et information pour démultiplier leur activité et leur faire gagner du temps.

Secrétariat de la directrice :

• Assurer, en toute autonomie, la gestion de l’agenda et l’organisation de réunions internes et externes.
• Assurer la gestion de la boîte mails.
• Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice.
• Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs des agents de la DCIEU.
• Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice.

Appui logistique et organisationnel :

• Assurer l’organisation et le suivi des réunions et séminaires, rédiger et transmettre les relevés de décision.
• Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour.
• Organiser, alimenter le partage et le classement de documents.
• Faciliter la circulation des informations.
• Élaborer ou participer à l’élaboration de documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne…)
• Être le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEU et du SCI.
• Veiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services.

Fonctionnement :

• Maintenir à jour le fichier de contacts institutionnels.
• Suivre les différents tableaux de bord du SCI.
• Participer à la préparation et à l’exécution budgétaire de la direction.
• Être force de proposition sur les outils à mettre en place pour optimiser le fonctionnement de la direction.
• Suivre le tableau mutualisé des congés, présence, télétravail de l’ensemble des agents de la DCIEU.

Profil recherché :

De Bac à Bac + 3 en appui au management / secrétariat / gestion-administration.

Idéalement, vous avez une première expérience sur un poste avec des activités similaires.

Compétences :

Vous savez comprendre et traduire les intentions de votre responsable. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.

Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires.

Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que l’application Teams.

Date limite des candidatures : 02/05/2025.

Candidature (CV, lettre de motivation) à adresser à l'équipe recrutement. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.