Assistant de direction H / F - 90%

BH RECRUTEMENT; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un cabinet de recrutement recherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour soutenir la doyenne dans un environnement académique exigeant. Ce poste à temps partiel nécessite une excellente organisation et une bonne communication, avec une connaissance du milieu ecclésial et de l'enseignement supérieur. Les tâches incluent la gestion d'agenda, l'organisation d'événements, et le suivi de documents administratifs.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5 ans dans l'assistance d'un directeur.
• Connaissance du milieu ecclésial ou de l'enseignement supérieur.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous.
• Suivi des conventions avec différentes institutions.
• Organisation d'événements institutionnels.

Connaissances

Organisation

Aisance relationnelle

Autonomie

Adaptabilité

Description du poste

BH Recrutement est un cabinet de recrutement, dédié à la recherche des meilleurs talents pour répondre aux besoins spécifiques de ses clients. Avec une expertise approfondie dans le domaine du recrutement, BH Recrutement accompagne ses partenaires dans la sélection de candidats pour des postes en CDI, CDD et intérim. Notre mission est de créer des connexions réussies entre les entreprises et les candidats, en garantissant un processus fluide et efficace.

Description du poste :

Rattaché à la doyenne, et en étroite collaboration, vous organisez, gérez, coordonnez et assurez le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.

Organisation de l'agenda de la doyenne

• Gestion de l'agenda et de l'emploi du temps quotidien (prise de rendez-vous, déplacements, etc.)
• Réception et filtrage ou orientation des appels téléphoniques
• Accueil physique des rendez-vous

Courrier et relations internes

• Assistance à la doyenne pour son courrier (traitement et rédaction de mails et de courriers officiels)
• Gestion des envois postaux de la doyenne (envoi de lettres, cartes de vœux, colis, etc.) et réception de son courrier
• Lien avec le rectorat et les services généraux de l'ICP

Gestion, suivi et archivage de documents

• Suivi des conventions Faculté de Théologie / autres Institutions (diocèses, Universités, etc.)
• Rédaction, diffusion et classement des ODJ et comptes rendus (réunion des directeurs, Conseil de Faculté, Assemblée générale, Conseils décanaux)

Participation et / ou suivi d'activités liées à la vie académique

• Participation à l'organisation de colloques et événements institutionnels facultaires, en lien avec le service communication
• Suivi et organisation des jurys de licence canoniques
• Suivi du calendrier facultaire, en lien avec les responsables et directeurs de programmes et les services centraux de l'Université
• Mise à jour et suivi des recrutements et des promotions des enseignants
• Gestion des candidatures étrangers via Etudes en France
• Gestion des bourses Solidarité et Excellence en lien avec le vice-rectorat à la stratégie et au développement académique
• Gestion des bourses des fondations catholiques anglaises et écossaises en lien avec le vice-rectorat à la recherche

Profil recherché :

Vous justifiez d'une expérience significative dans l'assistance d'un directeur d'au moins 5 ans, idéalement dans un environnement ecclésial.

Doté d'un grand sens de l'organisation, vous êtes en mesure de traiter avec efficacité et autonomie les tâches qui vous incombent.

Vous savez hiérarchiser les priorités et mener de front plusieurs activités, dans un environnement complexe.

Reconnu pour votre bonne aisance relationnelle et votre capacité d'adaptation, vous êtes à l'écoute de vos interlocuteurs.

Votre connaissance du milieu ecclésial et / ou du secteur de l'enseignement supérieur vous permettront de comprendre rapidement l'écosystème et d'établir un lien efficace avec vos interlocuteurs, tant internes qu'externes.

Poste à temps partiel (90 %) – 31 h 30 hebdomadaire (du lundi au jeudi et vendredi matin).

Créer une alerte emploi pour cette recherche