Assistant de direction h / f

Ville de Sainte-Foy-lès-Lyon; Sainte-Foy-lès-Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale dynamique recherche un assistant de direction pour le Directeur Général des Services. Vous serez responsable de l'organisation de l'agenda, du traitement du courrier, et de la préparation des séances du conseil municipal. Ce poste requiert rigueur, sens de l'organisation et bonnes compétences en communication. Des avantages tels que des jours de congé supplémentaires et une aide pour les transports sont offerts.

Prestations

Tickets restaurant

Prise en charge de 75% des abonnements aux transports

Congés annuels et RTT

Participation à des actions sociales

Qualifications

• Bonne capacité d'analyse et d'organisation.
• Aisance en expression écrite et orale.
• Sens du conseil et du contact humain.

Responsabilités

• Assister le Directeur Général des Services dans ses missions.
• Préparer et suivre les séances du conseil municipal.
• Gérer l'agenda et la messagerie du DGS.
• Traiter le courrier et assurer le suivi des demandes.
• Organiser des réunions et gérer la messagerie du Cabinet.

Connaissances

Capacité d’analyse

Organisation

Rigueur

Discrétion

Sens du contact

Réactivité

Adaptabilité

Description du poste

Vous êtes à la recherche d’une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et à taille humaine, nous avons le poste qu’il vous faut !

Avec 23 habitants, Sainte-Foy-lès-Lyon s’est forgé une identité forte de “Balcon vert de la métropole ” par son cadre de vie préservé et sa proximité avec le coeur lyonnais. Située à 10 minutes de la place Bellecour, Sainte-Foy surplombe Lyon et la confluence.

En rejoignant la Direction, l’assistant de direction du Directeur Général des Services intègre une équipe de 4 personnes composée d’une responsable de projet, d’une chargée de projet Culture et patrimoine, du DGS et de ce poste d’assistant, travaillant sur un même plateau avec le Cabinet du Maire et le service Communication. Cette équipe s’inscrit dans une démarche de partenariat et de coordination des actions de l’ensemble des directions et services de la collectivité.

Missions

1. Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurez les fonctions d’assistant de direction pour le DGS et le cas échéant pour l’équipe de direction en appui.
   • Produire, mettre en forme et suivre les courriers relatifs aux compétences ou dossiers rattachés à la Direction générale
   • Instruire des dossiers rattachés à la direction (économie, mobilités, …)
   • Mettre à jour régulièrement les données et procédures du service (composition des commissions, coordonnées des Élus …)
2. 2 / Assurer la préparation et le suivi administratif des séances du conseil municipal
   • Établir les documents officiels relatifs au conseil municipal (convocation, ordre du jour, saisie des procès verbaux, suivi des délibérations jusqu’à la publication)
   • Effectuer un contrôle formel des rapports
   • Vérifier et s’assurer de la bonne organisation de l’instance
3. 3 / Assurer les missions administratives de Direction
   • Assurer la gestion de la messagerie du service : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction
   • Gérer l’agenda du DGS
   • Établir et suivre les différents calendriers (astreintes des Élus, congés des chefs de service, congés du personnel de la direction)
   • S’assurer de la communication interne de la direction
   • Tenir le recueil des actes administratifs
   • Gérer et contrôler l’affichage physique et numérique
   • Mettre à disposition des documents communicables dans le respect de la protection des données
   • Engager et suivre les dépenses du service sur le logiciel CIRIL
   • Gérer les fournitures
4. 4 / Assurer la responsabilité du traitement du courrier en tant que référente du logiciel courrier Maarch
   • Enregistrer et transmettre le courrier au sein de la collectivité
   • Tenir le tableau des réclamations
5. 5 / Assurer une polyvalence et une suppléance avec le secrétariat du Cabinet de Mme Le Maire
   • Assurer ponctuellement le secrétariat des Élus, du cabinet du Maire
   • Organiser des réunions
   • Gérer la messagerie du Cabinet

Profil recherché

Vous disposez d’une capacité d’analyse, d’organisation, de rigueur et de discrétion. Votre goût pour le contact humain et votre sens du conseil vous permettront de vous adapter à tout public. Vous êtes à l’aise autant en expression écrite qu’orale, et faites preuve de réactivité et d’adaptabilité face aux imprévus.

Informations complémentaires

cadre de vie dynamique et agréable : réseau de bus dans toute la ville, 46 hectares d’espaces verts qui sont ainsi répartis à travers la commune : parcs, jardins, squares, coulée verte du Grand Vallon et Hauts du Bois…

titre restaurant d’une valeur faciale de 8€

prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics

rémunération statutaire + IFSE + 1 fois / an CIA + prime de fin d’année

25 jours de congés annuels + 15 jours de RTT (+ 2jrs de fractionnement )

prestation d’actions sociales : Participation prestation garde d’enfant, centre de loisirs avec ou sans hébergement

Amicale du personnel : Noël (arbre de Noël) , Sorties (avantages collectivités couleur CE)…