Assistant de direction (h/f)

TN France; Privas; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une collectivité dynamique en tant qu'Assistant de direction. Ce poste clé vous permettra de gérer le secrétariat de direction et d'assister le Directeur Général Adjoint dans ses missions. Vous serez au cœur de l'organisation, en assurant la coordination des projets et la gestion des ressources. Avec un environnement de travail flexible, incluant la possibilité de télétravail, et de nombreux avantages tels que des congés généreux et une participation à la mutuelle santé, cette opportunité est idéale pour ceux qui souhaitent contribuer à un service public de qualité tout en développant leurs compétences professionnelles.

Prestations

Mutuelle santé

Télétravail

Congés supplémentaires

Titres restaurant

Forfait mobilité

Qualifications

• Connaissance des collectivités locales et de la gestion administrative.
• Maîtrise des outils informatiques et de gestion.
• Capacités rédactionnelles et de synthèse.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat de direction et organisation des déplacements.
• Suivi du courrier et des parapheurs, accueil des visiteurs.
• Appui aux assistants administratifs des directions opérationnelles.

Connaissances

Gestion administrative

Rédaction

Organisation

Communication orale et écrite

Discrétion

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Logiciel Astre

Air delib

BO

Description du poste

Intégrer le Département de l’Ardèche, c’est évoluer dans une collectivité de près de 1 800 agents qui répondent au quotidien aux besoins des usagers ardéchois et de ses nombreux partenaires. Près de 200 métiers sont représentés et répartis sur l'ensemble du territoire ardéchois. Rejoignez-nous !

Mission de la direction/du service/de l’unité

De manière générale, les Pôles Administratifs et Financiers ont pour finalité :

1. D’appuyer le Directeur Général Adjoint Attractivité (DGAA) dans ses missions (par la gestion d’un secrétariat de Direction (agenda, appels, courriers) et en contribuant à l’animation de l’équipe de cadres),
2. De suivre et sécuriser la gestion des ressources (humaines, administratives et budgétaires) en lien avec les directions ressources,
3. De coordonner des projets transversaux et d’accompagner les directions opérationnelles dans le déploiement de leurs missions et de leurs projets.

La Direction Générale Adjointe Attractivité comporte dans son périmètre :

• le Service Aide aux Collectivités,
• la Direction de l’Education,
• la Direction Culture Sports Jeunesse et Vie associative,
• la Direction de l’Aménagement des Territoires.

Le Pôle Administratif et Financier Attractivité (PAFA) est constitué de 3 chargés de mission et d’un assistant de direction.

Poste

Direction générale adjointe : Attractivité

Pôle Administratif et financier Attractivité

Résidence du poste : Privas

Filière(s) : Administrative

Catégorie(s) : B

Cadre(s) d’emploi : Rédacteur territorial

Grade(s) cible du poste : rédacteur

Grade(s) d’accès possible : rédacteur ou adjoint administratif principal 1ère classe

Poste à temps complet : Oui

Quotité de travail : 100%

Télétravail : Oui

Définition synthétique du poste

L’Assistant de direction (h/f) a en charge :

• La gestion du secrétariat de direction liée aux fonctions du Directeur Général Adjoint Attractivité (DGAA) et au Service Aide aux Collectivités (SACO) : gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs, organisation des déplacements, élaboration de dossiers de travail…

Des missions administratives et comptables portées par le PAFA et le SACO

Définition des activités

• Gestion du secrétariat de direction du Directeur Général Adjoint Attractivité (DGAA) et du Service Aide aux Collectivités (SACO) :

- gestion de l’agenda et des déplacements :

° prise de rendez-vous,

° mise en place de réunions (CODIRA, réunions de service),

° réservation de salles,

° organisation des déplacements,

° gestion des ordres de missions et des visas des frais de déplacement (GFD),

- suivi du courrier et des parapheurs (gestion physique et dématérialisée avec le déploiement d’air courrier et du parapheur électronique IXBUS),

- accueil téléphonique et physique des rendez-vous,

- gestion des achats courants et des fournitures,

- gestion du planning des congés de l’équipe,

- gestion des outils de travail communs et collaboratifs (plan de classement…),

- préparation, suivi et classement des dossiers (rédaction de courriers),

- coordination du guide des aides

• Coordination de la bonne circulation et du respect calendaire :

- des notes à destination du Président, des élus et du cabinet

- organisation et cadencement des réunions, élaboration des ordres du jour, gestion des contributions (CODEL, CODIRA…)

• Gestion de missions administratives et comptables portées par le PAFA et le SACO

Appui ponctuel aux assistants administratifs des directions opérationnelles

Profil recherché

Savoir :

• Fonctionnement des collectivités locales,
• Organisation et missions de la DGAA et du service,
• Gestion administrative et comptable,
• Règles de comptabilité publique,

Savoir faire :

• Maitrise confirmée des outils informatiques et des logiciels de gestion de la collectivité départementale (et notamment ASTRE, GFD)
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Techniques de secrétariat
• Expression orale et écrite de qualité

Savoir être :

• Rigueur et organisation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Sens du service public
• Discrétion
• Qualités relationnelles
• Capacité à rendre compte
• Organisation, méthode et rigueur
• Esprit d’initiative et proactivité

Formation souhaitée :

• Secrétariat
• Logiciel Astre, Air delib, BO
• Règles de comptabilité publique

Avantages de la collectivité

Organisation et temps de travail

Système de badgeage :

Plage horaire fixe obligatoire : entre 9h00 et 11h30, puis entre 14h00 et 16h00

Plage horaire modulable : entre 7h30 et 9h00, puis entre 16h et 18h00

Congés :

25 jours de congés et 25 jours en ARTT pour un régime temps de travail 39h20 à temps plein + possibilité de 2 jours de fractionnement

Mutuelle : participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance selon conditions (labellisation de votre mutuelle)

Forfait mobilité : participation de la collectivité à hauteur de 75% sur les abonnements de bus.

Titres restaurant : valeur faciale de 7€. Participation de la collectivité à hauteur de 3.75€.

Télétravail autorisé entre un et deux jours selon nécessité de service, après une période d’intégration réussie par le nouvel agent.

Adhésion au CNAS : offres diverses d’action sociale (Chèques vacances, participations aux adhésions sportives/culturelles, offres promotionnelles parc d’attraction, offres promotionnelles location vacances, offres promotionnelles culturelles etc.) pour les titulaires et contractuels de plus de 6 mois.

Procédure de candidature

Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation (sous le format suivant : CV NOM + Prénom et LM NOM + Prénom) en format PDF avant le : 26 avril 2025

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.