Assistant de Direction H/F

FNMF - Fédération Nationale de la Mutualité Française; Paris; Sur place; EUR 34 000 - 44 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation représentative et dynamique recherche un assistant pour rejoindre son équipe au sein de la Direction des Relations Extérieures et Communication. Ce poste clé implique la gestion administrative, l'organisation d'événements et la communication avec divers interlocuteurs. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un cadre bienveillant et innovant, tout en bénéficiant d'horaires flexibles et de la possibilité de télétravail. Si vous êtes autonome, avez un sens du service développé et une bonne maîtrise des outils bureautiques, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise le bien-être et l'initiative.

Prestations

Télétravail possible

24 jours RTT

Horaires flexibles

Comité d'entreprise

Cadre de travail innovant

Beaux locaux

Qualifications

• Minimum 10 ans d'expérience en gestion ou assistanat.
• Capacité d'organisation et de priorisation des activités.

Responsabilités

• Planifier et organiser les activités de la direction.
• Gérer les relations internes et externes des entités de la direction.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation d'événements

Communication

Autonomie

Sens du service

Pack Office

Excel (macros, formules)

Formation

Bac+2 / 3 en gestion / assistanat

Outils

Pack Office

Excel

Description du poste

Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Mutualité Française représente près de 500 mutuelles.

Une organisation représentative : Elle fédère la quasi-totalité des mutuelles

• défend leurs intérêts collectifs et intervient au cœur du débat public.
• Régies par le code de la Mutualité

Une Fédération professionnelle : Elle accompagne les mutuelles dans leurs activités (conseil juridique, médiation, formation, expertises métiers, solutions data, promotion de leurs spécificités.)

Les mutuelles sont des sociétés de personnes à but non lucratif qui agissent pour la protection sociale de 32 millions de Français en intervenant en complémentarité de la Sécurité Sociale et en contribuant au service public de santé.

À propos du poste :

Au sein de la Direction Relations Extérieures et Communication (DREC), nous recherchons une-e Assistant-e pour rejoindre une équipe dynamique.

Préparer et organiser les activités de la DREC :

• Planifier et organiser l’ensemble des rendez-vous (réunions, déplacements…) des entités de la direction dans une logique d’anticipation.
• Organiser les réunions, les déplacements, évènements des entités de la direction sur le plan logistique et matériel et préparer les documents et les éléments logistiques (réservation de salle, repas, …) nécessaires à leur bon déroulement.
• Créer et suivre les tableaux de bords de l’activité des entités de la direction et émettre des alertes, le cas échéant.
• S’assurer de la bonne application des procédures internes et jouer un rôle d’alerte.
• Peut être amené(e) à apporter son soutien aux équipes à la demande de son management notamment pour l’organisation et l’accueil lors de certains événements.

Traiter et gérer administrativement les dossiers des entités de la direction :

• Rédiger et mettre en forme les correspondances, documents, modes opératoires, comptes rendus, supports de communication… en utilisant les modèles de l’entreprise et dans le respect de la charte.
• Participer à la réalisation des dossiers sur les aspects organisationnels et logistiques (coordination, planification, transmission …).
• Mettre en place et alimenter des outils de suivi des dossiers gérés.

Gérer les relations internes et externes des entités de la direction :

• Réguler et orienter les sollicitations (téléphone, mail, courrier) : les analyser, les hiérarchiser, les traiter ou les faire traiter et en assurer le suivi.
• Assurer le suivi et la mise à jour des fichiers de contacts externes (institutionnels et politiques notamment) et internes (représentants de la Mutualité Française dans les instances de l'assurance maladie et de la démocratie sanitaire) de la direction.
• Organiser le classement et l’archivage de l’information.
• S’assurer de la bonne transmission des informations inter et intra équipes et, le cas échéant, proposer et réaliser les actions de communication adaptées (intranet et internet).

Assurer le traitement de l’information et la communication des entités de la direction :

• Transmettre les informations (mail, notes, fax…) pour le compte de l’équipe de direction.
• Assurer la circulation et la transmission d’information auprès des différents interlocuteurs internes et / ou externes (clients, fournisseurs, partenaires, administrations…).

Accueillir les visiteurs des entités de la direction :

• Accueillir sur lieu physique ou par téléphone les clients et / ou visiteurs, les orienter si nécessaire.
• Traiter et prioriser les demandes, transmettre les messages à qui de droit.

Profil recherché :

Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :

• De formation minimum Bac+2 / 3 en gestion / assistanat avec minimum 10 années d'expérience équivalente.
• Autonomie, sens du service et sens de l’initiative.
• Savoir-faire relationnel et capacité à travailler en équipe.
• Capacité d’organisation et de priorisation des activités.
• Force de proposition, sens de la confidentialité.
• Bonne maîtrise du pack office (publipostage, rédactions diverses).
• Une maîtrise des macros et formules de calcul Excel serait un plus.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Salaire : 34-44K€ selon profil et expérience, sur 13,55 mois.
• Un cadre de travail bienveillant et innovant.
• Un comité d’entreprise pour avoir accès à des réductions et des bons plans.
• Une culture d’entreprise qui favorise le bien être des équipes.
• Télétravail possible : Plusieurs fois par semaine.
• En plus des congés légaux, vous aurez 24 jours RTT.
• Horaires flexibles.
• De beaux locaux flambant neufs dans le beau quartier du 15ème (métro : Ligne 12 Vaugirard).