Assistant de Direction (H / F)

CNRS; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique de premier plan recherche un assistant de direction pour soutenir la gestion administrative et financière. Ce rôle essentiel implique la coordination des activités, la gestion des communications, et l'organisation des réunions tout en garantissant une communication fluide au sein de l'équipe. Le candidat idéal aura une solide maîtrise des outils bureautiques et une bonne connaissance des principes de gestion budgétaire. En intégrant cette équipe dynamique, vous contribuerez à la réalisation des objectifs stratégiques de l'établissement, tout en bénéficiant d'un environnement de travail collaboratif et stimulant. Ne manquez pas cette opportunité de faire partie d'une organisation qui façonne l'avenir de la recherche scientifique.

Prestations

Télétravail 1 à 2 jours par semaine

Congés annuels de 44 jours

Prise en charge des transports (75%)

Forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros

Participation à la mutuelle

Restauration collective

Accès à des activités sportives et de loisirs

Qualifications

• Connaissance des techniques d’organisation et de gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants.
• Compréhension écrite et orale de l'anglais (niveau B1).

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la direction et gérer les courriers.
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Suivre et gérer les dépenses de fonctionnement.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise des logiciels bureautiques

Gestion budgétaire

Anglais (niveau B1)

Capacités relationnelles

Formation

Diplôme de niveau bac +2

Outils

Excel

Word

Powerpoint

Outlook

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Centre national de la recherche scientifique (CNRS)
• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat Non renseigné
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) entre 2325,29 € et 2970,69 € bruts selon expérience€ brut/an Afficher la rémunération pour les fonctionnaires

Missions :
Assurer la fonction d’assistante de direction et la gestion des crédits de fonctionnement de la direction. Réaliser diverses activités administratives en soutien à la responsable du service d’appui financier à la science (SAFS) et des agents de la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation de la gestion (DSFIM).
Activités :

1. Assurer le secrétariat de la direction : tenue d’agendas, diffusion de notes, gestion des courriers et courriels, classement et archivage de documents.
2. Assurer la communication de la direction : circulation de l’information, communication avec les services de la direction et les partenaires extérieurs, tenue à jour les sites internet et intranet de la direction.
3. Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
4. Organiser des réunions internes et/ou avec des partenaires externes et en rédiger les comptes rendus.
5. Suivre et gérer les dépenses en crédits de fonctionnement de la direction dans le logiciel dédié du CNRS, en lien avec la responsable du service d’allocation et gestion des ressources (SAGR) et la responsable du service d’appui financier à la science (SAFS).
6. Assurer un soutien dans la gestion du personnel de la direction :
   - Gérer les déplacements des agents dans les logiciels du CNRS, en vérifiant leur régularité,
   - Informer et accompagner les agents dans leurs démarches administratives,
   - Coordonner la campagne d’entretien annuels et assurer le suivi dans le logiciel dédié du CNRS,
   - Suivre les congés dans le logiciel dédié du CNRS.

Contexte de travail :
Au sein du CNRS, la direction de la stratégie financière, de l’immobilier et de la modernisation de la gestion (DSFIM) est en charge de la prospective et de la mise en œuvre des orientations stratégiques dans son domaine. Elle assure la programmation, la préparation et l'exécution du budget, et fait le lien entre l'allocation des ressources et la réalisation des objectifs. Elle est chargée de l'optimisation des ressources, de la modernisation de la gestion, et de la mise en œuvre de la stratégie patrimoniale. La DSFIM est constituée de 4 services distincts et d’une direction déléguée aux achats et à l’innovation.
Le secrétariat de direction joue un rôle central dans la bonne marche de la direction, composée d'une quarantaine de personnes, et la qualité de la communication interne et externe. Il se caractérise par son niveau professionnel confirmé et sa réactivité.

La mission s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DSFIM.
Le poste est localisé à Paris (16ème) au siège de l’établissement.

Télétravail : 1 à 2 jours de télétravail par semaine dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS.
Congés et RTT annuels : 44 jours.
Transport : prise en charge (75 % du coût) et forfait mobilité durable jusqu’à 300 euros.
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective, sport et loisirs, billetterie.

Profil recherché

Competences :
Savoirs / connaissances :

1. Connaissance générale des techniques d’organisation et de gestion administrative.
2. Maîtrise des logiciels bureautiques courants (principalement Excel, Word, Powerpoint et Outlook).
3. Principes de gestion budgétaire.
4. Méthode de classement et d’archivage.
5. Compréhension et expression écrites et orales en anglais (niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues, le niveau B2 serait un plus).

Savoirs faire :

1. Planifier son activité, gérer les priorités, les échéances et les faire respecter.
2. Rédiger une note de procédure, des courriers administratifs, des comptes rendus de réunion.
3. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires.
4. Communiquer et faire preuve de pédagogie.
5. Organiser le classement et l’archivage des documents et informations traitées.
6. Faire preuve d’initiative, de réactivité et d’autonomie dans l’exécution des tâches.

Savoirs être :

1. Capacités relationnelles.
2. Capacité à communiquer et à rendre compte.
3. Etre organisé, faire preuve de méthodologie et de rigueur.
4. Disponibilité, discrétion et respect de la confidentialité.

Contraintes et risques :

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16000 chercheurs et plus de 16000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.