Assistant de direction H/F

Nantes Métropole; Nantes; Hybrid; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Carte restaurant

Transports et mobilité

Mutuelle santé

COS – chèques vacances et culture

Aides familiales

Carte loisirs

Job summary

Nantes Métropole recherche un Assistant de direction H/F pour accompagner la Directrice et coordonner les activités de la Direction Europe et International. Vous assurerez l'organisation d'agendas, la préparation de réunions et le suivi administratif des déplacements en France et à l'international.

Vous coordonnerez les assistantes de la Direction, gérerez les outils de pilotage, la rédaction de courriers et notes, et apporterez un soutien opérationnel en interne et externe.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel).
• Bonne organisation et gestion d’agendas complexes.
• Connaissance du fonctionnement des institutions métropolitaines est un plus.
• Anglais ponctuel utile pour échanges internationaux.

Responsibilities

• Assistance à la Directrice: gestion de l’agenda, organisation de réunions multi-partenaires, déplacement et rédaction de courriers en français et, ponctuellement, en anglais.
• Assistance au bon fonctionnement de la Direction: coordination des assistantes, suivi des outils de pilotage et gestion du courrier.
• Secrétariat: mise en forme de documents, suivi du courrier postal et électronique.
• Suivi des activités de la direction et coordination de l’information interne et externe.
• Appui au suivi des instances et organisation de déplacements.

Skills

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Gestion d'agenda

Anglais (basique)

Tools

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ATSEM, Maçon.ne V.R.D, gestionnaire comptable)

DGERI – Développement Économique Responsable, Emploi, Innovation, Europe, International

Direction Europe et International

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction H/F

Nature de l'emploi

Durée du contrat

4 mois

Poste à pourvoir à partir du

Temps de travail

Rejoignez Nantes Métropole et participez activement au développement d'une métropole dynamique et innovante !

Description du service et du poste

Pilier de l’organisation et véritablechef d'orchestre : et si votre prochain défi était de coordonner le quotidien de notre directionEurope et International ? A ce titre vos missions seront les suivantes :

• Assistance à la Directrice
  • Gestion de l’agenda et organisation de réunions multi-partenaires
  • Organisation et préparation matérielle de rendez-vous et réunions internes et externes en France, en Europe et à l'international
  • Préparation et suivi administratif de déplacements en France et à l'étranger
  • Rédaction de courriers en français, de comptes rendus et suivi de sollicitations écrites et par téléphone en français et ponctuellement en anglais
• Assistance au bon fonctionnement de la Direction
  • Animer la coordination des assistantes de la Direction (organiser les permanences, préparer les réunions assistantes – équipe de direction DEI, etc.)
  • Coordonner et actualiser les outils de pilotage de la Direction et de partage d’information (tableaux de bord, calendriers, etc.)
  • Secrétariat: mise en forme et édition de courriers et notes, suivi du courrier (postal et électronique)
  • Contribution au suivi d’activités de la direction (coordination, veille, séminaires de Direction, etc.)
  • Coordination de l’information en interne et en externe (secrétariats des élus, etc.)
  • Appui au suivi des instances
  • Organisation de déplacements
  • Prendre le relais des autres assistants de la Direction en cas d’absence

Profil recherché

Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et polyvalent·e, avec une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel, etc.). Votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer des agendas complexes vous permettent d’assurer un soutien efficace à la direction.

Vous jouissez d’une très bonne connaissance du fonctionnement des institutions métropolitaines.

Réactif·ve et autonome, vous savez anticiper les besoins et coordonner plusieurs tâches en parallèle. Votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en binôme sont des atouts majeurs pour ce poste.

Votre sens du relationnel et votre discrétion vous permettent d’assurer un accueil professionnel et une gestion fluide des échanges avec les différents acteurs.

La maitrise de l'anglais serait un atout supplémentaire.

Rémunération

Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de service public

• Carte restaurant (210.90€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60%
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs…
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)

Contacts et informations complémentaires

Besoin d'informations sur le poste ?

Katharina FRETER
Directrice de l'attractivité internationale
06 85 03 54 42

Besoin d’informations sur votre candidature ?

Clément Poessel
Chargé de recrutement
06 58 45 02 82