ASSISTANT DE DIRECTION H/F

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH; Nanterre; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation sociale dynamique recrute un assistant de direction pour soutenir la direction dans ses activités administratives et organisationnelles. Ce poste implique une forte capacité d'adaptation, une bonne maîtrise des outils bureautiques, ainsi qu'un sens du service public au sein d'une équipe engagée.

Qualifications

• Connaissance du logement social requis.
• Expérience en gestion administrative et d'accueil souhaitée.
• Capacités rédactionnelles et discrétion importantes.

Responsabilités

• Assistance administrative pour le directeur et gestion des agendas.
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Suivi des projets et rédaction des comptes rendus.

Connaissances

Connaissance du logement social

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion de l’accueil

Outils

PowerPoint

Excel

Word

Logiciel Aravis

Description du poste

Et si vous rejoigniez un organisme social et solidaire en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, innove et développe des solutions de logement pour tous, en plaçant le locataire au cœur de ses actions.

Rejoindre Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un organisme composé de 850 collaborateurs, tous engagés par une mission de service public et porteurs de valeurs fortes : le sens du service, la responsabilité, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail transversal pour relever ensemble les défis du logement de demain et assurer la satisfaction de nos locataires.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de proximité, l’assistant de direction soutient le Directeur et/ou son adjoint dans leurs fonctions, contribuant au bon fonctionnement administratif de la direction par un appui constant en organisation, gestion, suivi des dossiers, communication et accueil. Il centralise et coordonne les flux d’informations de la direction.

Ses missions principales sont :

1. Assistance administrative et organisationnelle :
2. Gérer la dématérialisation du courrier,
3. Suivre l’activité via reportings et documents de communication,
4. Gérer la documentation (tri, archivage, électronique),
5. Réaliser et mettre en forme des documents bureautiques,
6. Assurer l’exécution et le suivi des procédures administratives,
7. Gérer les agendas, planifier les réunions et rédiger les comptes rendus,
8. Coordonner les échanges entre le directeur (ou son adjoint) et ses interlocuteurs,
9. Remonter les informations et anticiper les situations difficiles,
10. Prendre en charge des missions spécifiques en autonomie, telles que l’organisation d’événements, à la demande du directeur ou de l’adjoint,
11. Suivre les projets et activités de la Direction de proximité,
12. Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus,
13. Participer aux missions administratives ou de relation client de manière temporaire.

Accueil physique et téléphonique :

Répondre aux demandes et sollicitations,

Accueillir et orienter les visiteurs,

Gérer la prise de rendez-vous,

Organiser la logistique des visites (badges, visites des locaux, accueil des nouveaux),

Filtrer et traiter les appels téléphoniques,

Orienter les demandes ou les appels selon le besoin.

Santé et sécurité au travail :

Respecter les consignes de sécurité,

Remonter tout dysfonctionnement ou risque,

Alerter en cas de non-respect des consignes de sécurité.

Compétences techniques :

• Connaissance du logement social,
• Bonne compréhension de l’organisation interne,
• Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et du logiciel Aravis,
• Connaissance souhaitable des procédures internes, notamment en comptabilité,
• Gestion de l’accueil physique et téléphonique,
• Maîtrise des outils de reporting et de communication.

Compétences comportementales :

• Réactivité,
• Adaptabilité et gestion des priorités,
• Discrétion,
• Qualités rédactionnelles,
• Proactivité.