Assistant de Direction (H / F)

Karoil; Montreuil-sur-Mer; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services numériques dynamique recherche un(e) Assistant(e) de Direction. Dans ce rôle clé, vous serez le bras droit du Directeur des Systèmes d’Informations, en charge de l'organisation de son agenda, de la gestion des réunions et du suivi administratif. Vous contribuerez à la satisfaction client en assurant un suivi régulier et en gérant les relations commerciales. Si vous êtes rigoureux(se), méthodique et doté(e) d'un bon esprit d'analyse, cette opportunité vous permettra de jouer un rôle essentiel dans une entreprise innovante spécialisée dans les nouvelles technologies.

Qualifications

• Diplôme Bac+3 minimum en gestion ou assistanat de direction.
• Au moins trois ans d’expérience dans un rôle similaire.

Responsabilités

• Organiser l’agenda du directeur et gérer les réunions.
• Assurer le suivi administratif et commercial des dossiers.
• Gérer les données commerciales dans les systèmes de gestion.

Connaissances

Relation client

Gestion de projets

Communication

Esprit d’analyse

Esprit de synthèse

Formation

Diplôme Bac+3 en gestion

Diplôme en assistanat de direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Divalto

SAP

Salesforce

CRM

ERP

Description du poste

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction.

Rattaché(e) au Directeur des Systèmes d’Informations, les missions seront les suivantes :

1. Organiser et gérer l’agenda du directeur ou de la direction (prise de rendez-vous, planification des réunions, gestion des conflits éventuels de plannings),
2. Anticiper les besoins du directeur et s'assurer du bon déroulement des réunions et déplacements,
3. Assurer le traitement des commandes jusqu’à la facturation, le suivi administratif et commercial des dossiers, dans le respect des procédures et le cas échéant en interface avec le service comptabilité ou tout autre service,
4. Participer à la vérifier les délais de livraison et suivre leur respect avec le service logistique,
5. Gérer les contrats de location,
6. Préparer et mettre à jour les documents commerciaux (contrats, bons de commande, factures, conditions générales...),
7. Gérer les données commerciales dans les systèmes de gestion (CRM, ERP),
8. Participer et suivre les litiges clients avec le service de recouvrement,
9. Assurer un suivi régulier avec les clients pour garantir leur satisfaction et renforcer la relation commerciale,
10. Proposer des offres commerciales aux clients, relancer les interlocuteurs de la société (concernant notamment les commandes, devis, factures…),
11. Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
12. Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails,
13. Préparer les réunions (réservation de salles, préparation des documents, gestion des invitations),
14. Prendre en notes des échanges et rédiger les comptes rendus de réunions,
15. Réaliser le planning des Hotliners,
16. Assurer la partie administrative de Karoil,
17. Trier et organiser le classement de documents et dossiers,
18. Maintenir à jour les dossiers confidentiels et les bases de données,
19. Suivre les performances commerciales et fournir des rapports réguliers sur l’état des commandes, des livraisons et des factures,
20. Préparation des tableaux de bord pour la direction.

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum en gestion, assistanat de direction ou administration, vous justifiez d’au moins trois ans d’expérience. Vous maîtrisez la relation client ainsi que les outils bureautiques tels que Word, Excel (TDC) et PowerPoint. Vous possédez également une bonne connaissance des ERP et des logiciels de gestion de commandes tels que Divalto, SAP ou Salesforce.

Vous êtes rigoureux(se), méthodique et doté(e) d’un fort esprit d’analyse et de synthèse, vous faites preuve de conviction, d’initiative et de réactivité. Votre excellent sens du travail en équipe s’accompagne d’une véritable appétence pour le service client.

Qui sommes-nous?

Créée en 1992, Karoil est une Entreprise de Services Numériques. Nous sommes spécialisés dans le domaine des nouvelles technologies (digital, applications mobiles, web, internet des objets…) et de l’informatique (logiciels et matériels).

Les solutions digitales que nous concevons garantissent à nos clients une plus grande facilité dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, contribuent à l’amélioration des performances métier, et apportent une aide à la décision.

La Technologie « utile » et au service de tous !