Assistant de Direction H / F

Randstad; Maisons-Alfort; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence étatique spécialisée en sécurité de la santé recherche un(e) assistant(e) de direction à Maisons-Alfort. Vous aurez pour mission d'organiser l'agenda de la Directrice générale adjointe, de gérer les courriers et parapheurs, ainsi que de coordonner les déplacements. Une expérience d'au moins 7 ans dans un poste similaire est requise, idéalement dans le secteur public.

Qualifications

• Au moins 7 années d'expérience dans un poste d'assistant de direction.
• Expérience dans une structure dépendant de l'état souhaitée.
• Capacité à gérer des agendas mouvants.

Responsabilités

• Organiser l'agenda de la Directrice et prendre des rendez-vous.
• Gérer la circulation des parapheurs et leur degré d'urgence.
• Préparer des courriers et des présentations.

Connaissances

Gestion d'agenda

Communication

Organisation

Formation

Bac +3

Description du poste

Nous recherchons pour le compte de notre client, agence étatique spécialisée dans le domaine de la sécurité de la santé, un(e) assistant(e) de direction (H / F) Rattaché(e) à la Directrice générale adjointe pôle affaires générales (DGAG), vos missions sont : Organisation de l'agenda de la Directrice : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers et s'assurer de l'ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,

• Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d'urgence,
• Préparer des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,
• Organiser et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction,
• Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l'agenda de la Directrice,
• Gestion de ses déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)
• Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts. Vous accompagnez dans la gestion administrative pour la Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)
• Organisation des agendas, des réunions et de la logistique (réservation de salle, convocations),
• Gestion du courrier et des parapheurs (réception, enregistrement), Transmission / traitement des appels téléphoniques,
• Gestion des déplacements (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais).

Vous devez être titulaire d'un Bac +3 et avoir au moins 7 années d'expérience. Vous possédez une expérience probante sur un poste d'assistant de direction, idéalement au sein d'une structure dépendant de l'état. Vous avez déjà géré des agendas mouvants, vous connaissez l'intérêt de la bonne gestion des tâches administratives, vous savez gérer l'important de l'urgent !