Assistant de direction (H / F)

Sous l’autorité de la directrice administrative adjointe de l’Institut LUDI, vous aurez pour missions de :

• Assister l’équipe de direction de l’Institut LUDI dans le suivi des activités administratives, statutaires et règlementaires;
• Assister le directeur de la recherche dans le suivi des dossiers relevant de la commission de la recherche de l’établissement;

Activités

Vous aurez pour activités principales :

Au titre du secrétariat de direction

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la composante,
• Réceptionner, saisir, mettre en forme des documents divers, les diffuser et assurer la traçabilité,
• Tenir l’agenda de l’équipe de direction : convocations, réservations, notamment,
• Organiser les déplacements de l’équipe de direction : réservations, suivi des missions,
• Participer à l’organisation de manifestations exceptionnelles au niveau de la direction
• Effectuer la mise à jour les données de la structure : AGrhum, Annuaire,

Au titre du secrétariat des instances

• Participer à la préparation des dossiers pour les instances de la composante et de structures internes dans un périmètre défini ainsi que de la commission de la recherche,
• Rédiger les comptes rendus des instances indiquée ci-dessous,
• Assurer le suivi des décisions de ces instantes.

Au titre des ressources humaines et en lien avec la DRRH

• Sous la responsabilité de la directrice administrative adjointe, faire le suivi des notes de la DRH relatives aux recrutements, promotions.
• Transmettre les notifications et autres documents nominatifs en provenance de la DRH au personnel Biatss et enseignant,

Au titre des affaires juridiques et statutaires

• Participer à l’organisation et au déroulement des élections (instances de la composante, CA, CFVU, CR)

Compétences

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur / fiabilité
• Sens relationnel
• Environnement et réseaux professionnels
• Organisation et fonctionnement des établissements publics
• Connaissance des problématiques liées à la recherche, l’innovation et la formation ou curiosité pour ces domaines
• Techniques d’élaboration de documents
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Type de recrutement

Catégorie : B

Type : titulaire / contractuel en CDD

Durée de travail : temps plein

Rémunération :

Contractuel : à partir de 21 € brut annuel pour un temps plein, en fonction du niveau d’expérience et du degré d’expertise

Titulaire : en fonction du grade actuel correspondant au poste + prime associée au poste (RIFSEEP)

Expérience : de même nature dans un organisme public / une collectivité exigée

• Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 50%
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle / covoiturage sur les trajets domicile-travail
• Partenaire KLAXIT
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration collective sur le campus universitaire
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours hebdomadaires selon les nécessités et l’organisation du service
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents