Assistant de direction (H/F)

TN France; La Rochelle; Sur place; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'un institut dynamique à La Rochelle, où vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif à l'équipe de direction. Ce poste exige une excellente organisation et des compétences en communication, tout en vous permettant d'interagir avec divers services. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des déplacements et de la préparation des dossiers pour les instances. Si vous êtes à la recherche d'un environnement stimulant où vous pouvez contribuer à des projets significatifs, cette position est faite pour vous.

Prestations

Participation aux frais de transport

Forfait mobilité durable

Partenaire KLAXIT

Participation Mutuelle

Restauration collective

Télétravail possible

Accompagnement au développement professionnel

Offres sport, loisirs et culture

Qualifications

• Savoir gérer son activité dans un calendrier complexe.
• Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie.
• Expérience dans un organisme public exigée.

Responsabilités

• Assister l’équipe de direction dans le suivi des activités administratives.
• Organiser les déplacements de l’équipe de direction.
• Participer à la préparation des dossiers pour les instances.

Connaissances

Gestion d'activité

Communication

Travail en équipe

Utilisation de logiciels spécifiques

Sens de l'organisation

Rigueur

Langue anglaise

Formation

Expérience dans un organisme public

Outils

Logiciels spécifiques

Description du poste

Assistant de direction (H/F), La Rochelle

La Rochelle, France

Sous l’autorité de la directrice administrative adjointe de l’Institut LUDI, vous aurez pour missions de:

• Assister l’équipe de direction de l’Institut LUDI dans le suivi des activités administratives, statutaires et règlementaires;
• Assister le directeur de la recherche dans le suivi des dossiers relevant de la commission de la recherche de l’établissement;

Activités

Vous aurez pour activités principales:

Au titre du secrétariat de direction

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la composante,
• Réceptionner, saisir, mettre en forme des documents divers, les diffuser et assurer la traçabilité,
• Tenir l’agenda de l’équipe de direction : convocations, réservations, notamment,
• Organiser les déplacements de l’équipe de direction : réservations, suivi des missions,
• Participer à l’organisation de manifestations exceptionnelles au niveau de la direction
• Effectuer la mise à jour les données de la structure : AGrhum, Annuaire,

Au titre du secrétariat des instances

• Participer à la préparation des dossiers pour les instances de la composante et de structures internes dans un périmètre défini ainsi que de la commission de la recherche,
• Rédiger les comptes rendus des instances indiquée ci-dessous,
• Assurer le suivi des décisions de ces instantes.

Au titre des ressources humaines et en lien avec la DRRH

• Sous la responsabilité de la directrice administrative adjointe, faire le suivi des notes de la DRH relatives aux recrutements, promotions.
• Transmettre les notifications et autres documents nominatifs en provenance de la DRH au personnel Biatss et enseignant,

Au titre des affaires juridiques et statutaires

• Participer à l’organisation et au déroulement des élections (instances de la composante, CA, CFVU, CR)

Compétences

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur/fiabilité
• Sens relationnel
• Environnement et réseaux professionnels
• Organisation et fonctionnement des établissements publics
• Connaissance des problématiques liées à la recherche, l’innovation et la formation ou curiosité pour ces domaines
• Techniques d’élaboration de documents
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Type de recrutement

Type: titulaire/contractuel en CDD

Durée de travail: temps plein

Rémunération:

Contractuel : à partir de 21 € brut annuel pour un temps plein, en fonction du niveau d’expérience et du degré d’expertise

Titulaire : en fonction du grade actuel correspondant au poste + prime associée au poste (RIFSEEP)

Expérience: de même nature dans un organisme public/ une collectivité exigée

• Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 50%
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle/covoiturage sur les trajets domicile-travail
• Partenaire KLAXIT
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
• Restauration collective sur le campus universitaire
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours hebdomadaires selon les nécessités et l’organisation du service
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents