ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

TN France; Centre-Val de Loire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un assistant de direction au sein d'une collectivité dynamique. Ce poste implique la gestion des communications, l'organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale, et la coordination des événements. Vous serez un acteur clé dans le traitement des informations et l'assistance administrative, contribuant ainsi à l'efficacité du service public. Si vous êtes organisé, discret et avez un sens aigu des responsabilités, cette position est faite pour vous.

Prestations

Participation à la Prévoyance

Adhésion au CNAS

Mutuelle

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et organisationnelle.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.

Responsabilités

• Assistance à la Directrice Générale pour l'organisation et la gestion.
• Traitement et suivi des courriers et informations.

Connaissances

Maîtrise de la syntaxe

Expression écrite et orale

Outils informatiques

Connaissance des institutions

Permis B

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

Assistant de direction (h/f), Indre-et-Loire

Indre-et-Loire, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Poste ouvert aux contractuels, à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail : Temps non complet, 28h00 hebdomadaire

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Expert

Rémunération : Rémunération statutaire - RIFSEEP – Participation à la Prévoyance et Mutuelle – Adhésion au CNAS

Descriptif de l'emploi

L’agent sera responsable du traitement des courriers, courriels et de diverses informations, de leur diffusion dans les services après consigne et de leur suivi.

L’agent sera chargé d’apporter une assistance à la Directrice Générale de Services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

1. Traitement des courriers, courriels, autres informations, y compris internes
2. Structurer une base de données de suivi du traitement des documents reçus de l’extérieur ou via les différents services de la collectivité :

• Enregistrement
• Transmission aux services concernés à partir des consignes de Monsieur le Maire et de la Directrice Générale des Services
• Enregistrement de la réponse apportée
• Suivi de la réalisation de l’action annoncée si nécessaire

Saisir et mettre en forme tous types de courriers et de notes internes.

Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services et accueil

Gérer l’agenda et l’emploi du temps de la Directrice générale des Services

Réceptionner, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels.

Accueillir physiquement les rendez-vous et renseigner les interlocuteurs.

Préparer et organiser la logistique des événements professionnels.

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice Générale des Services.

Assurer la préparation et le suivi des dossiers en amont.

Gestion, suivi et archivage des notes et de la documentation.

Organiser le tri et l’archivage des documents importants.

Gérer et actualiser la documentation professionnelle réglementaire.

Rendre compte des avancées de son travail.

Rassembler, saisir et mettre en forme des documents de suivi.

Effectuer des missions de l’assistante du Maire et de la responsable des Actes en leur absence.

Participer à toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du service.

Profils recherchés

Savoirs :

• Maîtriser la syntaxe, l’orthographe et la grammaire
• Maîtriser l’expression écrite et orale
• Maîtriser l’outil informatique et logiciels de bureautique
• Connaître le fonctionnement des institutions et l’organigramme de la collectivité
• Mettre à jour les fonds documentaires
• Permis B

Savoir-faire :

• Assimiler rapidement les enjeux et vocabulaire professionnel
• Établir une relation de confiance avec la Directrice Générale, le Maire et les élus
• Adapter son discours selon l’interlocuteur
• Classer et archiver des documents

Savoir-être :

• Très grande discrétion
• Disponibilité, diplomatie, dynamisme
• Capacités organisationnelles et d’anticipation
• Gestion des urgences et respect des échéances
• Capacité d’écoute, pédagogie, adaptation
• Sens des responsabilités, du relationnel, esprit d’initiative, sens du Service Public
• Rigueur, ponctualité, serviabilité, probité