Assistant de Direction H / F

Actiwork; Beynost; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Beynost recherche un(e) Assistant(e) de Direction avec plus de 5 ans d'expérience en PME. Les responsabilités comprennent la gestion de l'agenda de la direction, la coordination des ressources humaines et l'organisation d'événements internes. Le candidat idéal maîtrisera Outlook, le Pack Office et l'anglais. Un BTS en gestion est requis. Le poste promet un environnement professionnel et convivial.

Qualifications

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans une PME industrielle.
• Anglais : TOEIC B2 souhaité (B1 minimum).

Responsabilités

• Gestion de l'agenda DG et suivi des tâches quotidiennes.
• Préparation des réunions et suivi des dossiers confiés.
• Accueil des visiteurs et protocole sécurité.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Agilité

Sens de l'organisation

Confidentialité

Discrétion

Formation

BTS Assistant de Direction / Gestion PME-PMI / équivalent

Outils

Outlook

Pack Office

ERP

Teams

Description du poste

Overview

VOS ATTENTES - Vous recherchez une mission mêlant autonomie et confiance, dans une ambiance professionnelle et conviviale ? -Vous souhaitez intégrer une équipe composée de personnes compétentes, dynamiques, ouvertes d'esprit, loyales et fans de challenges ? -Vous êtes attaché(e) à des valeurs fortes telles que la loyauté, l'intégrité, le respect et le travail en équipe ? Alors vous êtes sans doute au bon endroit : découvrez notre opportunité pour le d'Assistant(e) de Direction du Groupe ALLTECH : ACTIWORK et UNIACCESS

Responsabilités

• Gestion de l\'agenda DG, priorisation et suivi des tâches quotidiennes
• Réception et tri des courriers et emails, hiérarchisation selon priorité
• Préparation des RDV, réunions de Direction et de Management
• Organisation de réunions ponctuelles, déplacements, rendez-vous externes
• Suivi des dossiers confiés par la DG et coordination interservices
• Alerte sur les dates clés et rappels des enjeux à échéance
• Organisation des ateliers culture sur les deux sites
• Planification des briefs sur les valeurs, coordination communication
• Suivi de la protection industrielle – Dépots et renouvellements de marques – Suivi des enveloppes e-Soleau et brevets avec les cabinets spécialisés

Administration de la Direction

• Accueil physique des visiteurs, protocole sécurité, salles de réunion
• Traitement du courrier entrant / sortant (tri, affranchissement, scan)
• Rédaction, mise en forme, diffusion de documents internes
• Classement, archivage, repérage rapide des documents
• Refacturation inter-sociétés, commandes et paiements en ligne validés

Assistanat aux Ressources Humaines

• Recrutement : fiches de poste, annonces, sourcing, entretiens, suivi
• Onboarding : documents, matériels, plan intégration / formation
• Suivi administratif des salariés (mutuelle, entrées / sorties, paie)
• Organisation des visites médicales, entretiens, formations sécurité
• Suivi des tableaux RH, certificats d\'aptitude, contestations contraventions
• Organisation d\'événements internes (repas, hébergements, sorties)
• Suivi alternants, OPCO, conventions, relevés d\'heures
• Mise à jour et suivi du plan de formation, habilitations

DG INTENDANCE - SERVICES GÉNÉRAUX

• Suivi des contrats de maintenance et fournisseurs
• Achats de consommables (hygiène, sanitaires, café, etc.)
• Suivi de la flotte de véhicules (permis, achats / ventes)
• Suivi entreprise de ménage et litiges
• Affichages réglementaires sécurité / qualité, AT / MP
• Consultations / appels d\'offres, matériel bureautique et boissons

Formation initiale ou continue

BTS Assistant de Direction / Gestion PME-PMI / équivalent - Adaptation au métier assurée en interne

Expérience et attitudes souhaitées

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans une PME industrielle
• Maîtrise des outils : Outlook, Pack Office, ERP, Teams
• Anglais : TOEIC B2 souhaité (B1 minimum)
• Autonomie, rigueur, agilité, sens de l\'organisation
• Confidentialité, discrétion, courtoisie, coopération interservices