ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DU PAYS D AIX CEN; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement hospitalier à Aix-en-Provence recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat et l'accueil. Le candidat idéal devra maîtriser le Pack Office, être discret et avoir des qualités relationnelles. Ce poste en CDD de 6 mois implique une charge de travail de 37h30 par semaine avec un salaire selon la grille indiciaire FPH.

Qualifications

• Bonne maîtrise de l'outil informatique (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Avoir l'esprit d'équipe, sens du service, rigueur et précision.

Responsabilités

• Gérer les agendas de la Direction Générale.
• Organiser les réunions, RDV, évènements ponctuels.
• Assurer le classement et l'archivage des documents traités.

Connaissances

Pratique du secrétariat

Rapidité d'exécution

Maîtrise de l'accueil

Discrétion absolue

Qualités relationnelles

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Pack Office

Description du poste

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.Missions principales :Assurer l'accueil physique et téléphoniqueGérer les agendas de la Direction GénéraleOrganiser les réunions, RDV (envoi ordre du jour, convocations, invitations), évènements ponctuels et en réaliser les comptes rendus le cas échéantRéceptionner, traiter le courrier et ses réponsesMise en forme des courriers et dossiers et des décisions émanant de la Direction GénéraleGérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale ou des services demandeurs (décisions, notes d'information et notes de service)Assurer le classement et l'archivage des documents traitésAssurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadairesPréparation de dossiers pour les DirecteursGestion des instances :Participation à l'organisation des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST),Constitution des dossiers des instances pour la Direction,Réalisation des comptes rendus et procès-verbaux des instances gérées par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire).Assistanat à la gestion de projets.Communication :Actualisation régulière des contacts institutionnelsRéalisation de supports de présentationVos CompétencesConditions d'accès au poste :Pratique du secrétariatRapidité d'exécution (frappe)Prise de notes rapideCompétences attendues :Bonne maitrise de l'outil informatique (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Intranet, Internet, Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction Générale)Maîtrise de l'accueil physique et téléphoniqueQualités requises :Discrétion absolueQualités relationnellesAutonomie et dynamismeOrganisation et méthodeDisponibilitéGestion de l'urgenceMaîtrise de l'orthographe et de la grammaireBonne présentationRégime horaire/organisation du temps de travail :Poste de jourPoste en 7h3014 RTT ou 19 RTT en fonction du grade de l'agentQuotité de travail : 100 %Grade(s) : Poste ouvert au personnel de catégorie B ou personnel de catégorie C susceptible d'évoluer en catégorie BHoraires :Amplitude horaire entre 8h30 et 18h00 en fonction du roulement avec le binôme.Processus de Recrutement : CV et lettre de motivation

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journée
Salaire

• SALAIRE SELON GRILLE INDICIAIRE FPH

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

Employeur

2000 à 4999 salariés

Avec près de 3 000 professionnels le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France.Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.Mme Mireille DE LUCA

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