Assistant de direction F/H

Établissement français du sang; Saint-Denis; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur essentiel du système de santé recherche un assistant de direction pour optimiser la gestion administrative de la Direction Juridique et de la Conformité. Dans ce rôle dynamique, vous serez responsable de l'organisation de l'agenda, de la gestion des courriers et des commandes, ainsi que de la communication interne. Vous rejoindrez une équipe engagée dans l'amélioration continue de la qualité du service public transfusionnel. Si vous êtes réactif, polyvalent et doté d'excellentes compétences organisationnelles, cette opportunité est faite pour vous !

Prestations

Télétravail possible 2 jours par semaine

Compte Epargne Temps

Accessibilité pour les personnes en situation de handicap

Qualifications

• Expérience de 5 ans minimum en assistanat de direction.
• Compétences organisationnelles et administratives requises.
• Capacité à travailler de manière autonome.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et organiser des évènements pour la directrice.
• Suivre et trier les courriers et les commandes.
• Gérer la documentation juridique et assurer l'archivage.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Autonomie

Pack Office

Outlook

Teams

Formation

Bac + 2 ou 3 en assistanat de direction

Outils

SAP

DocuSign

GED interne GEDEON

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Biologiste, Médecin, Technicien...)

Administration / Services généraux - Secrétaire / Assistant

Intitulé du poste

Assistant de direction F/H

Temps de travail

Date de prise de poste envisagée

Dès que possible

Date de fin de contrat

Rémunération

Selon profil

Description de la mission

Au sein de la Direction Juridique et de la Conformité du siège social de l'Etablissement français du sang , vous assurez les tâches polyvalentes d’assistant(e) pour la directrice et l’ensemble des collaborateurs afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de l’activité de la direction.

Vos missions seront les suivantes :

• Organisation de l’agenda et évènements :

- Gérer l’agenda électronique et contrôler l’emploi du temps quotidien de la directrice,
- Assurer les prises de rendez-vous,
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- Accueillir physiquement les rendez-vous,
- Préparer et organiser la logistique des différents évènements de la direction (réunions en présentiel et/ou distanciel via Teams, conférences téléphoniques, réseaux, comités, etc…).
- Suivre le planning de la direction (absences, congés, présentiel, etc…),
- Assister les collaborateurs dans l’organisation de leur déplacement, le choix de l’hébergement et le suivi de leur note de frais via l’outil SAP CONCUR.

• Gestion et suivi des courriers / parapheurs :

- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et électronique,
- Constituer et suivre la circulation des parapheurs papiers et dématérialisés émis via DocuSign,
- Rédiger des courriers en respectant les normes rédactionnelles (courriers de transmission divers (conventions, protocoles, contrats, avis du président de l’EFS sur les dépôts de sang, etc…),
- Envoyer les courriers sortants par voie postale et/ou par mail.
- Alimenter et mettre à jour le chrono dématérialisé de la direction sur le réseau.

• Gestion et suivi des achats / commandes :

- Réaliser, via l’outil SAP, les demandes d’achat dématérialisées (DADEM) de prestations intellectuelles diverses, contrats d’assurances, conseils, etc…,
- Effectuer les commandes de matériel, fournitures et vérifier la conformité des livraisons.
- Effectuer le suivi financier des factures fournisseurs.

• Gestion documentaire et archivage :

- Gérer et actualiser la documentation juridique et réglementaire de la direction,
- Organiser le tri, l’archivage des documents, productions papiers et dématérialisées (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information sur le réseau),
- Assurer la transmission et la traçabilité des pièces juridiques reçues via Télérecours ou par courrier dans le logiciel de suivi Legal Suite ou dans les tableaux de suivi spécifiques.

• Communication et vie institutionnelle :

- Mettre en forme et diffuser des supports de communication (présentations, notes ou documents à diffuser via l’outil de GED interne GEDEON),
- Procéder au suivi et à la publication des décisions du président de l’Etablissement sur le site institutionnel de l’EFS (nominations, délégations de signature),
- Assurer le suivi des Déclarations Publiques d’intérêts effectuées sur le site gouvernemental etet mettre à jour régulièrement les tableaux d’extraction des DPI correspondants.

Vous êtes titulaire d'un Bac + 2 ou 3 en assistanat de direction et disposez d’une expérience de 5 ans minimum.

Vous êtes réactif(ve), polyvalent(e), rigoureux(se).

Vous avez une capacité à travailler de manière autonome.

Vous avez des compétences organisationnelles et administratives, ainsi qu’une bonne expression écrite et verbale.

Vous maitrisez les logiciels bureautiques tel que Pack Office, Outlook et Teams , ainsi que les techniques de secrétariat et gestion administrative, TIC.

Candidat recherché

Niveau d'études min. requis

Autres

Niveau d'expérience min. requis

de 3 à 6 ans

Atouts et conditions de travail

· Localisation :Poste basé au Siège de l'EFS à La Plaine St Denis (93), à 200m de l'arrêt « La Plaine Stade de France » (RER B).

·Télétravail :Possible 2 jours par semaine après 4 mois d'ancienneté.

. Compte Epargne Temps

Organisation de travail

Notre politique handicap

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.

Localisation du poste

Localisation du poste

Lieu

Entité de rattachement

L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Entité de rattachement

L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.

Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.

Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves… qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.