Assistant de direction (F/H)

Département de la Seine-Maritime; Rouen; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale cherche un assistant administratif pour gérer l'agenda des directeurs et organiser des réunions. Le candidat idéal a un Bac/Bac +2 en secrétariat et possède de solides compétences organisationnelles et rédactionnelles. Télétravail possible et divers avantages, comme un parking sécurisé et une restauration collective à tarif avantageux.

Prestations

Télétravail possible

Parking sécurisé proche

Restauration collective à tarif avantageux

Forfait mobilités durables

Aides à la famille

Gratuité des parcs et musées départementaux

Qualifications

• Expérience probante dans le domaine administratif.
• Connaissance des compétences du Département.
• Intérêt marqué pour les missions de la direction.

Responsabilités

• Assurer la gestion de l’agenda de la direction.
• Préparer et organiser des événements professionnels.
• Rédiger des comptes rendus des réunions.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Anticipation

Discrétion

Qualités rédactionnelles

Travail en équipe

Formation

Bac ou Bac +2 dans le domaine secrétariat

Outils

Pack Office

SCOP

KDELIB

Description du poste

Le Département de la Seine-Maritime consacre plus de 425 millions d’euros à sa politique d’autonomie en faveur de personnes âgées et personnes en situation de handicap.

La direction de l’autonomie est organisée en 6 services et composée de 140 agents.

Au sein de la direction, vous travaillez en proximité avec le directeur de l’autonomie. Votre action s’inscrit également en transversalité avec les autres services de la direction de l’autonomie et en complémentarité des autres assistantes. Vous assurez également des missions d’accueil, de communication et d’information pour la direction.

Dans ce cadre,

Organisation de l’agenda

• Vous assurez la gestion de l’agenda de la directrice et du directeur adjoint, ainsi que l’organisation et la préparation des réunions et des différents déplacements.
• Vous préparez et contrôlez les dossiers nécessaires à la mission de la directrice et du directeur adjoint (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Vous assurez en amont la préparation et le suivi des dossiers
• Vous préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

Gestion et suivi

• Vous assistez aux réunions et en rédigez les comptes rendus.
• Vous apportez un soutien à la direction coordination et communication interne dans le cadre des déplacements du Président.
• Vous rendez compte à travers des points réguliers de l’avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
• Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Vous gérez le courrier entrant et sortant et apportez votre appui aux trois assistantes de service de la direction.
• Vous assurez la continuité de service en cas d’absence d’un collègue.
• Vous gérez et actualisez la documentation professionnelle et réglementaire.
• Vous rédigez des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Vous structurez et assurez la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la direction).

Profil recherché

• Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou cadre d'emplois des adjoints administratifs principaux de 1ère classe avec expérience probante dans le domaine.
• Vous disposez d’un Bac ou Bac +2 (domaine secrétariat, assistance à la gestion des organisations) et d’une expérience confirmée sur des fonctions similaires.
• Vous connaissez le fonctionnement et les compétences du Département.
• Vous maitrisez les outils informatiques, le Pack Office et les logiciels SCOP et KDELIB.
• Vous possédez de très bonnes qualités rédactionnelles et de syntaxe.
• Vous avez un intérêt marqué pour les missions de la direction.
• Vous êtes organisé, rigoureux, savez anticiper et appréciez le travail en équipe. Vous faites preuve de discrétion.
• Télétravail possible
• Parking sécurisé proche
• Restauration collective à tarif avantageux
• Idéalement situé en bord de Seine et proche de tout commerce, transport et gare
• Travail en équipe
• Association du personnel (contrat de + de 6 mois)
• Parcours de formations riches et adaptés pour développer vos compétences
• Forfait mobilités durables
• Participation employeur au trajet domicile-travail
• Aides à la famille (prestation jeune enfant, subvention séjours)
• Participation à la prévoyance
• Gratuité des parcs et musées départementaux