Assistant de direction - F/H

cdg69; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une autorité publique recherche un assistant-e de direction pour soutenir sa Directrice et l'équipe RH. Les missions incluent la gestion de l'agenda, l'accueil, la rédaction de documents, et la participation à l'organisation d'événements. Le candidat idéal doit maîtriser des outils bureautiques et avoir une expérience solide dans le domaine administratif, faisant preuve d'excellentes compétences relationnelles et organisationnelles.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques requis.
• Expérience dans le domaine de la fonction publique territoriale souhaitée.
• Excellente capacité à gérer le stress et les responsabilités.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la Directrice et les demandes de congés.
• Organiser et préparer des réunions.
• Rédiger des courriers et documents nécessaires.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Discrétion

Excellente expression orale et rédactionnelle

Sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Formation

Expérience avérée en assistanat de direction

Outils

Word

Outlook

PowerPoint

Excel

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi La Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT) est organisée de la manière suivante :

Un département Développement RH, avec un pôle Recrutement et un pôle Accompagnement Professionnel et Développement des Compétences ;
Un pôle Paie – Carrière ;
Un département Méthodes et Processus ;
Un pôle Gestion Budgétaire et Administrative ;
Un pôle Communication interne ;
Quatre chargés de mission : deux juristes en droit social, un contrôleur de gestion, une conseillère en organisation. Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources humaines et de la transformation, membre du Comité de direction d’IDFM, l’assistant-e a en charge :

L’accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la Directrice,
La gestion de l’agenda de la Directrice et si besoin celui des 4 managers de la direction,
L’organisation et la préparation de réunions en lien avec les assistantes de la DG, des autres directions et/ou avec les partenaires internes ou externes,
La rédaction/mise en forme de courriers, documents, comptes-rendus nécessaires au fonctionnement de la direction,
La gestion du courriers (arrivée départ) avec le logiciel ELISE,
Le suivi des courriers de la directrice,
La gestion des fournitures et soutien logistique pour la direction,
La gestion des demandes de congés et transmission des informations à la Directrice RHT
La mise à jour de l’organigramme IDFM et des organigrammes par direction
L'organisation des réunions des instances de dialogue social
D'assurer la qualité des notes ou documents
En lien avec les autres départements /pôles de la direction :

Appui au pôle communication interne et au département méthode et processus pour l’organisation d’évènements divers, y compris la recherche et la réservation de salles pour des réunions extérieures
Participation à l’organisation des évènements internes de la direction, dont les moments de convivialité ou les accueils – intégration des nouveaux arrivants
Appui aux équipes RH sur dossiers sensibles ou confidentiels
En lien avec le Pôle GBA-RHT, l’assistant-e de direction est le premier contact entre les agents IDFM et la DRHT
En lien avec les autres assistant-e de direction : participation active au réseau des assistantes de direction d’IDFM. Profils recherchés Connaissances mobilisées :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat
Classement et archivage
Connaissance des instances de dialogue social et de l’environnement RH de la fonction publique territoriale

Compétences requises :
Discrétion
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d’équipe et bon relationnel
Anticiper, organiser, gérer
Faire preuve de fiabilité
Gérer le stress
Rendre compte, alerter

Expérience : Expérience avérée d’assistanat de direction dans une structure dans la FPT.