Assistant de direction - F/H

Métropole Aix-Marseille-Provence; Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La Métropole Aix-Marseille-Provence recherche un(e) secrétaire administratif (H/F) pour assister la Direction de la DGD Mobilités durables. Ce poste consiste à gérer la correspondance, organiser le travail administratif et assurer un suivi précis des projets et activités. Offrant des conditions de travail attractives incluant une prime de fin d'année, ce poste est accessible et requiert de l'autonomie, une bonne organisation et des compétences en secrétariat.

Prestations

Prime de fin d'année de 1860€ brut

Titres restaurant de 9.85€

Participation à la mutuelle jusqu'à 65€/mois

Participation aux frais de transports

Régime indemnitaire métropolitain

ARTT( selon accord avec le supérieur hiérarchique)

Poste Handi-accessible

Qualifications

• Experiences similaires dans le secteur institutionnel requises.
• Maîtrise des techniques de gestion administratives et bureautiques.
• Capacités à répondre aux urgences et résister aux périodes de tension.

Responsabilités

• Gérer les courriers entrants et sortants de la direction.
• Rédiger courriers, notes et comptes rendus de réunion.
• Assurer la gestion de l'agenda et la logistique des réunions.

Connaissances

Aisance relationnelle

Autonomie

Organisation

Discrétion

Formation

Formation en secrétariat et/ou assistanat de direction

Outils

Outils informatiques

Logiciels de gestion (AIRMESS, DECADE, TEAMS, GED ALFRESCO)

Description du poste

Au sein de la Direction de la DGD Mobilités durables, infrastructures et voirie, vous serez en charge d'assister la Directrice Ressources et Coordination et les managers dans l'organisation du travail de la Direction.

Votre journée s'articulera autour des activités suivantes :

• Gérer et suivre les courriers entrants et sortants de la direction
• Assurer le suivi des échéances
• Rédiger courriers, notes, comptes rendus de réunion
• Gérer le suivi des dossiers administratifs nécessaires au bon fonctionnement de la Direction: contentieux et pré-contentieux, projets de délibérations, d'arrêtés et de décisions de la Présidente de la Métropole, lancement de marchés, suivi plan de formation du pôle (via les logiciels de gestion (AIRMESS, DECADE,TEAMS,GED ALFRESCO)
• Suivre les projets et activités de la Direction
• Assister la Directrice et managers dans leur missions
• Gérer et organiser le secrétariat de la Direction
• Assurer la tenue de l'agenda de la Direction (organisation et planification des réunions)
• Assurer la logistique nécessaire au bon déroulement des réunions (réservation de salle…).
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques de la Direction
• Trier, classer et archiver les documents de la Direction

Profil recherché

Issu(e) d'une formation en secrétariat et/ou assistanat de direction, vous justifiez d'expériences similaires dans le secteur institutionnel. Vous maîtrisez l'outil informatique, et les techniques de gestion administratives et bureautiques (appels téléphoniques, agenda, rendez-vous. Vous savez taper et mettre en forme un document administratif.

Doté(e) d'aisance relationnelle, vous faîte preuve d'autonomie et de discrétion. Réactif(ve) et organisé(e), vous savez répondre aux urgences et résister aux périodes de tension. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme et votre implication.

Une forte disponibilité est attendue sur ce poste.

Information(s) complémentaire(s)

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Des conditions de travail attractives

• Prime de fin d’année de 1860€ bruts versée annuellement (au prorata du temps de présence dans l’année)
• Titres restaurant d’une valeur faciale de 9.85€
• Participation à la mutuelle ou la prévoyance dans la limite de 65€/mois
• Participation aux frais de transports / Pass métropolitain
• Régime indemnitaire métropolitain (application du RIFSEEP depuis le 1er juillet 2019) versé mensuellement
• ARTT (selon formule de temps de travail choisie avec l’accord du supérieur hiérarchique)
• Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)

Poste Handi-accessible, ouvert aux titulaires uniquement, basé à la Tour la Marseillaise à Marseille (13002).