Assistant de direction F/H

Bpifrance; Maisons-Alfort; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une banque publique d'investissement recherche un assistant de direction pour sa direction financière. Vous serez en charge de gérer les agendas, organiser des déplacements et préparer des réunions. Le poste nécessite une expérience d'au moins 8 ans dans un environnement dynamique, idéalement dans le secteur bancaire. Des compétences en communication et en gestion administrative sont essentielles.

Prestations

Rémunération attractive

Jours de congé

Ticket restaurant

Mutuelle

Télétravail

Qualifications

• Expérience professionnelle confirmée de 8 ans minimum sur une fonction similaire.
• Capacité à travailler avec un entourage professionnel varié.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat pour la direction financière.
• Organiser les déplacements professionnels.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions internes.

Connaissances

Aisance relationnelle

Capacité d'adaptation

Organisational skills

Utilisation du Pack Office

Formation

Bac +3 en Assistanat de Direction

Outils

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Overview

Vos missions au service de l’économie française

Au sein de la Direction Financière, sous la responsabilité du Directeur, le poste d’assistant de direction F/H est à pourvoir en CDI. Dans le cadre de vos missions, voici les 4 grandes thématiques :

La gestion d’agendas complexes, de déplacements, événements & comités

Responsibilities

• Vous assurez le secrétariat des Directeurs et Directrices de la direction financière en binôme avec une autre assistante déjà en poste (gestion d’agendas, organisation de réunions internes et externes, gestion des appels téléphoniques, préparation de missions, réservations et commandes diverses (repas, fournitures, informatiques…), suivi de congés, suivi de budget, etc.)
• Vous montez et préparez les réunions, réservez les salles, accueillez les visiteurs.
• Vous organisez les déplacements professionnels des membres de ses équipes en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers, etc.).
• Vous contribuez à l’organisation des événements (déjeuners, diners, séminaires…) mis en œuvre à l’initiative de la Direction.
• Vous appuyez les collaborateurs de la Direction Financière dans leurs activités.
• La gestion des demandes d’habilitation informatiques des équipes, l’organisation et le suivi des chargée arrivées et départs des nouveaux arrivants et des stagiaires (bureaux, matériel informatique).
• La gestion des achats de prestations (contrats, factures, référencement) et suivi budgétaire
• L’aide à la préparation de comités ou RDV, à l’organisation d’entretiens de recrutement, à l’accompagnement à l’intégration de nouveaux entrants, réservations diverses et invitations, à la mise en forme de documents et constitution de dossiers, organisation d’évènements, etc.

L’organisation du travail administratif & suivi:

• Vous êtes en charge de la gestion du courrier (entrant et sortant).
• Vous suivez les différents abonnements des équipes.
• Vous gérez les notes de frais, les commandes de fournitures et de cartes de visites.
• Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des différents prestataires (conseils, avocats, etc.).
• Vous êtes en charge de l’archivage périodique.

La rédaction et préparation de supports:

• Vous préparez, avec rigueur, les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes.
• Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions.
• Vous aidez à la conception et à la réalisation d’outils de communication internes et externes à la Direction : préparation de supports, de synthèses et de comptes-rendus, de catalogues projets, en relation avec les responsables.
• Vous participez activement à la documentation métier de la Direction, au classement numérique, à l’archivage et à la dématérialisation.

L’animation de la vie de la Direction

Cette description prend en compte les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative.

Profil recherché

Votre profil

Issu(e) d’une formation du type Bac +3 en Assistanat de Direction, vous disposez d’une expérience professionnelle confirmée de 8 ans minimum sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur bancaire ou une société de gestion, dans un environnement dynamique et exigeant.

Nous recherchons une personne dotée d’aisance relationnelle, d’aptitudes à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu’en externe.

Dans ce poste, la dimension relations humaines est capitale.

Une bonne présentation, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite sont requis pour ce poste.

Il faut être capable de faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, et surtout de méthode et d’organisation.

Vous avez une appétence pour les chiffres, le suivi budgétaire, et votre aisance informatique vous permet de pratiquer couramment le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que l’utilisation d\'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d\'entreprise (Teams, Sharepoint, Intranet, etc.)).

Pourquoi nous rejoindre?

• Missions à impact : Soutenez l\'innovation et la croissance des entreprises françaises.
• Engagement sociétal : Contribuez au déploiement du Plan Climat, pour réduire notre empreinte carbone de 40 %.
• Avantages et rémunération : Rémunération attractive, jours de congé, ticket restaurant, mutuelle et prévoyance santé, mobilité durable, Gymlib, parentalité avantageuse, CSE, télétravail, intéressement, participation.
• Développement et carrière : Accédez à des programmes de formation continue au sein d’une entreprise élue meilleur employeur Glassdoor. Des parcours de carrière au sein du groupe Bpifrance et de ses 24 filiales.

Bpifrance, la banque de l’avenir

Bpifrance, la Banque Publique d’Investissement, est le moteur de l’économie française pour le compte de l’État. Nous dynamisons et rendons les entreprises plus compétitives avec une gamme complète de solutions de financement et d’accompagnement, à chaque étape de leur croissance, en France et à l’international.

Avec plus de 4 000 collaborateurs répartis sur 50 implantations régionales et avec plus de 150 métiers différents, nous sommes présents au cœur des régions pour soutenir les entrepreneurs français afin de Servir l’Avenir.

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