Assistant de direction (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsque aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Directeur général des services et de la responsable des affaires juridiques, vous assurez :

• Le secrétariat du Maire, de la direction, des assemblées et des actes administratifs, la gestion du courrier, des procédures, formalités administratives, cérémonies officielles et réceptions.

Missions / conditions d'exercice

• Secrétariat du Maire : Accueil téléphonique, prise de messages, assistance à la tenue d’agenda du Maire.
• Rédiger, saisir, transmettre et classer des courriers courants.
• Secrétariat de direction : Rédiger des courriers courants, saisir, transmettre et classer des courriers et notes de service. Mettre en forme des dossiers, conventions et documents divers. Assurer le suivi administratif des subventions aux associations. Rédiger des comptes-rendus de réunions. Suivi administratif des absences et du temps de travail des agents. Suivi administratif des ordres de mission pour déplacements des agents.
• Secrétariat des assemblées et des actes administratifs : Collaborer à la préparation et au suivi du conseil municipal : ordre du jour, constitution des dossiers, convocations, comptes-rendus, procès-verbaux, délibérations, télétransmission, publication, affichage, diffusion. Gérer les commissions : convocations, mise en forme et diffusion des comptes-rendus. Rédiger/saisir et publier des arrêtés du Maire. Assurer la conservation des actes et la tenue des registres.
• Gestion du courrier entrant : Trier, enregistrer, orienter et transmettre le courrier (postal, déposé et électronique).
• Gestion de diverses procédures et formalités administratives : Taxis, débits de boissons, jurés d’assises, affichage municipal, sinistres d’assurances, consultation des Domaines.
• Cérémonies et réceptions : Collaborer avec élus et autres services à l’organisation des cérémonies officielles et réceptions (invitations, logistique, commandes, etc.).
• Activités ponctuelles : Assurer une suppléance de la gestion des réservations de salles municipales. Participer aux opérations électorales politiques.

Profils recherchés

Savoirs-faire : Techniques de secrétariat, logiciels bureautiques et TIC. Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire. Rédaction administrative. Techniques de classement et d’archivage. Techniques d’accueil et de communication. Organisation municipale. Règlementation dans son domaine d’intervention.

Savoir-être : Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des échéances. Être rigoureux dans la conduite des dossiers. Sens des relations humaines et discrétion professionnelle. Autonomie et capacité à rendre compte.