ASSISTANT DE DIRECTION (F / H)

Département de l'Essonne; Évry; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale à Évry recherche un(e) Assistant(e) Manager pour soutenir la Directrice des Ressources humaines. Vous serez responsable de l'organisation de sa vie professionnelle, de la logistique et de la communication de divers projets. Idéalement, vous avez un BTS dans ce domaine et de l'expérience en collectivité territoriale. Le poste débute le 1er juin 2024, avec un cadre d'emploi statutaire ou contractuel.

Prestations

50 jours de congés

Rémunération statutaire

Accès à la formation

Restaurant d'entreprise

Qualifications

• Expérience dans le secteur public ou en collectivité territoriale appréciée.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress.

Responsabilités

• Organisation de la vie professionnelle de la directrice.
• Gestion de la logistique et des plannings.
• Suivi et communication des projets.
• Accueil téléphonique et physique.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Accueillir des interlocuteurs

Communication écrite

Gestion des priorités

Utilisation des outils informatiques

Formation

BTS assistant manager

Outils

Word

Excel

Description du poste

Vos missions

Rattaché(e) à la Directrice des Ressources humaines, vous lui apportez un soutien permanent en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, vous êtes amené(e) à assurer :

• L’organisation de la vie professionnelle de la directrice (agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements, alimentation des tableaux de suivi d'activité)
• L’organisation de la logistique (logistique de la direction)
• Le relai ressources humaines (organisation de plannings des présences / absences, référente sur le logiciel de gestion du temps GTA)
• La réalisation et mise en forme de travaux de secrétariat (prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers)
• Suivi des projets et activités de la direction (intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, création et suivi des tableaux de bord, relais de communication et informations, vérification des parapheurs)
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseignements des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et courriers informatiques)
• Organisation et planification des réunions (préparation de réunions, rédaction des ordres du jour en concertation …)

Votre profil

Issu(e) d’une formation de type BTS assistant manager, vous possédez idéalement une expérience similaire acquise en collectivité territoriale.

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique, de communication écrite (prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus, très bon orthographe exigé) et orale (accueil, d'information, entretien...).

Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction de l’interlocuteur.

Vous gérez les contraintes de tension (situation d'urgence, forte tension, stress ...).

Vous faites preuve d'initiative, de rigueur et de discrétion.

Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie …).

Vous connaissez idéalement l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services Départementaux ainsi que les instances, circuits et processus de décisions de la collectivité.

Autres informations

Poste basé à Evry à pourvoir à compter du 1er juin 2024 sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux par voie statutaire ou contractuelle

39h hebdomadaires, 50 jours de congés (27 congés annuels et 23 RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + NBI pour les postes y ouvrant droit + CNAS + association du personnel + participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance + participation à hauteur de 75 % du titre de transport + restaurant d’entreprise + accès facilité à la formation + CET monétisable

Conditions particulières

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