Assistant de direction et secrétariat (F/H)

Le Mans Université; Pays de la Loire; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Mans Université recrute un Assistant de direction et secrétariat qui aura pour mission d'assurer la gestion du secrétariat et le suivi des dossiers divers. Ce poste, de catégorie B, nécessite des compétences solides en communication et en organisation, avec un contrat de 4 mois à partir du 01/09/2025. Un Baccalauréat est requis, ainsi que des compétences en techniques d'accueil et d'élaboration de documents. Des avantages tels que jusqu'à 57,5 jours de congés annuels et participation aux abonnements de transports sont offerts.

Prestations

57,5 jours de congés annuels

Horaires variables

Participation aux abonnements de transports

Participation à la mutuelle

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le secrétariat.
• Diplôme exigé : Baccalauréat.
• Compétences en communication et en technique d'accueil.

Responsabilités

• Suivi des dossiers et gestion du secrétariat.
• Rédaction de comptes rendus et documents administratifs.
• Organisation logistique des réunions et événements.

Connaissances

Techniques d’élaboration de documents

Techniques de communication

Travailler en équipe

Formation

Baccalauréat

Description du poste

Assistant de direction et secrétariat (F/H)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Le Mans Université
• Localisation : Avenue Olivier Messiaen 72085 Le Mans Cedex 9

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat Non renseigné
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Missions et activités principales

Assistance de direction:

• Suivi des dossiers transversaux dans la structure
• Rédaction des comptes rendus de réunion et supports écrits d’aide à la décision
• Gestion du secrétariat du conseil d’institut de l’IUT
• Diffusion des informations ascendantes et descendantes en interne et en externe
• Traitement des informations orales et écrites
• Collecte des informations et des documents pour la constitution des dossiers
• Saisie, mis en forme et édition des documents
• Planification, organisation logistique et suivi des réunions, rencontres et colloques
• Contrôle des échéances des différents dossiers en cours
• Accueil, information, orientation des visiteurs et des personnels, filtrage des interlocuteurs
• Tenue de l’agenda et gestion des rendez-vous de la directrice et de la directrice adjointe
• Gestion des déplacements de la Direction et du service général
• Réception, enregistrement du courrier
• Classement et archivage des dossiers
• Participation à l’organisation des évènements pilotés par la direction en lien avec les services intendance et communication

Secrétariat des relations internationales:

Lien avec le service des relations internationales de l’Université et de la région des Pays de la Loire

Suivi des stages à l’étranger en lien avec les quatre départements de formation

Prise en charge AT/MP des étudiants avant le départ

Préparation et suivi des missions de visite de stages à l’étranger des enseignants

Gestion des échanges internationaux à l’IUT
Aide à la préparation des manifestations liées au service

Élaboration des tableaux de suivi et de statistiques sur le bilan de l’activité du service

Participation à l’élaboration et à la mise à jour du guide «Je pars à l’étranger»

Secrétariat de DU PFST :

• Assurer le suivi avec les partenaires internes tout au long de l’année
• Aider le responsable et les enseignants dans leurs missions
• Rédiger et gérer des documents et courriers, affichage, mails
• Établir des données/documentations et les mettre à jour
• Gérer les informations orales/écrites entrantes et sortantes, les absences et retards et les notes, les commandes et leur suivi, l’archivage.
• Organiser et participer aux activités évènementielles et culturelles
• Aider à l’organisation des examens finaux

Profil recherché

Expérience professionnelle souhaitée
Diplôme / niveau d'étude exigé: Baccalauréat
Domaine: Secrétariat

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Techniques de communication
• Environnement et réseaux professionnels
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe

Savoir-faire opérationnels

• Accueillir et prendre des messages
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité
• Utiliser les outils bureautiques

Compétences relationnelles

• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Disponibilité
• Sens relationnel

Localisation

Localisation : Avenue Olivier Messiaen 72085 Le Mans Cedex 9

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

Le Mans Université est membre de COLOURS, alliance d’universités européennes sélectionnée en 2023, coordonnée par l’université de Paderborn (Allemagne) et qui associe également des universités d’Espagne, d’Italie, de Pologne, de Croatie, de Suède, de Macédoine du Nord et de Lettonie, pour un total de 9 partenaires représentant 126 000 étudiants et près de 12 500 membres du personnel. Ensemble, ils souhaitent renforcer leur réseau européen, accroître leur visibilité internationale et promouvoir fortement la mobilité en Europe. Ils prévoient également de développer une approche thématique de la transition écologique, numérique et sociale afin de relever ensemble les défis sociétaux, dans les domaines de la formation, de la recherche, de la connaissance et du transfert de technologie.

Descriptif du service

L’IUT du Mans accueille chaque année un millier d’étudiants dans quatre spécialités de BUT (Bachelor Universitaire de Technologie): Chimie, Génie Mécanique et Productique, Mesures Physiques et Gestion des Entreprises et Administration, une licence professionnelle et un diplôme d’université.

L’IUT est organisé autour de 4 départements d’enseignement avec des services administratifs et techniques en appui.

Poste ouvert aux contractuels
Catégorie/corps: B-TECH
Type de contrat: CDD dans le cadre d'un remplacement de congé maternité Durée du contrat: 4 mois (jusqu'au 31 décembre 2025)
Rémunération: 2076,20 € brut/mois Quotité: 100%
Poste à pourvoir: 01/09/2025
Date limite de candidature : 06/07/2025
Modalité de recrutement: CV et lettre de motivation
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Nos avantages :
Possibilité jusqu'à 57,5 jours de congés annuels
Horaires variables (badgeage)
Participation aux abonnements de transports en commun ou forfait mobilité durable
Participation forfaitaire à la mutuelle

Vacant à partir du 01/09/2025

Responsable budgétaire

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