Assistant de direction et gestionnaire au sein de la direction des ressources humaines (F/H)

Assistant de direction et gestionnaire au sein de la direction des ressources humaines (F/H), Paris

Collège de France

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, elle favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants, en lien étroit avec la recherche, en étant conscient de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le Collège de France est un grand établissement public d’enseignement supérieur et de recherche, unique en France et sans équivalent à l’étranger. Il a pour vocation de mener des recherches fondamentales et d’en enseigner les résultats, couvrant tous les domaines des lettres, sciences et arts. Il est situé sur plusieurs sites à Paris (place Marcelin Berthelot, rue du Cardinal Lemoine, rue d’Ulm, Belle Gabrielle) et héberge environ un millier de personnes (enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants, post-doctorants, ingénieurs, techniciens, bibliothécaires, administratifs).

Le Collège de France est membre associé de l'Université PSL.

La direction des ressources humaines, composée de 22 agents, est organisée en 5 pôles : affaires générales, pilotage de la masse salariale, gestion des personnels et qualité de vie au travail, accompagnement professionnel, médecine de prévention. Elle collabore avec toutes les directions et services de l’établissement, en lien étroit avec l’agence comptable, la direction des affaires budgétaires et financières, et le service de la contractualisation et de la valorisation de la recherche.

Activités principales

Placée sous l’autorité du directeur des Ressources Humaines et du responsable du Pôle des Affaires Générales RH, vous serez chargé(e) de :

1. Assurer le secrétariat et la gestion administrative de la direction (budget RH personnel 240K et RH fonctionnement 150K).
2. Suivre le budget et la situation financière de la direction.
3. Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
4. Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs.
5. Gérer les agendas et contrôler les échéances.
6. Rédiger les comptes-rendus de réunions et suivre les indicateurs d’activité, tableaux de bord.
7. Assurer la logistique de la direction (locaux, matériels, fournitures, élections).
8. Répondre aux demandes d’informations internes et externes.
9. Diffuser l’information en interne et externe.
10. Participer à l’élaboration du RSU, extraire et contrôler les données via l’outil VIRTUALIA.
11. Participer à la campagne d’évaluation professionnelle, gérer les données dans ESTEVE, assister lors des opérations techniques.
12. Mettre à jour la cartographie des postes et alimenter les tableaux de bord liés au SIRH.
13. Participer au projet « sport et bien-être ».

Compétences requises

• Connaissances en ressources humaines et gestion administrative.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
• Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Capacités rédactionnelles pour rapports, synthèses, notes.

Qualités personnelles

• Savoir rendre compte, travailler en équipe.
• Utiliser les logiciels spécifiques et outils bureautiques.
• Respecter la confidentialité, avoir un bon sens de l’organisation.
• Réactivité, adaptabilité, sens relationnel.

Modalités de candidature

Envoyer un dossier comprenant : lettre de motivation, CV mentionnant l’employeur et la situation statutaire, copie de l’arrêté de promotion (si applicable), dans les 4 semaines suivant la publication, à l’adresse suivante :

Profil du candidat

Poste ouvert aux titulaires et contractuels, catégorie B, en mutation, détachement, ou contractuel CDD d’un an renouvelable.