Assistant de direction et chargé de coordination (H/F)

BNF; Paris; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

La Bibliothèque nationale de France (BNF) recherche Assistant de direction et chargé de coordination (H/F) pour assurer le secrétariat du directeur et la gestion administrative et budgétaire de la direction, au sein d’une équipe de 11 personnes. Référence 1573 CR, durée du contrat 4 mois, rémunération brute mensuelle entre 2 231 et 3 143 €, à pourvoir dès le 01/01/2027.

Profil Bac + 2, Anglais B2 minimum, maîtrise Word/Excel/PowerPoint et organisation, confidentialité et sens du service seront

Qualifications

• Expérience confirmée de secrétariat de direction
• Connaissance de gestion du budget d’un service
• Connaissance de gestion des ressources humaines d’un service
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
• Anglais niveau B2 minimum

Responsibilities

• Secrétariat de direction: gestion appels, courrier, agenda; préparation réunions et accueil des délégations étrangères
• Gestion budgétaire: préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe
• Gestion RH et bureautique: suivi de premier niveau en lien avec les RH; suivi des recrutements et formations
• Gestion évènementielle: préparation des évènements et des manifestations
• Documentation et veille: gestion de la documentation et classement

Skills

Secrétariat de direction

Anglais B2

Organisation

Confidentialité

Education

Baccalauréat +2

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Bases de données

Job description

Assistant de direction et chargé de coordination (H/F)

• Référence du poste : 1573 CR
• Catégorie : B
• Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
• Spécialité professionnelle : Assistant de direction
• Durée du contrat : 4 mois
• Fondement du contrat : L332-6
• Fourchette de rémunération : entre 2 231 et 3 143 € bruts/mois
• À pourvoir à compter du : 01/01/2027

Missions et activités permanentes

Au sein d’une équipe de 11 personnes et sous l'autorité directe du directeur aux relations européennes et internationales, le titulaire du poste est chargé d’assurer le secrétariat du directeur, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la direction.

• 1) Secrétariat de direction: gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda ; préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères ; mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l’équipe ; organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements).
• 2) Gestion budgétaire: préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe ; engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe.
• 3) Gestion RH et bureautique: suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe ; suivi des recrutements ; suivi des situations individuelles ; accompagnement de l’équipe sur les questions de formation ; gestion des locaux, du matériel et des fournitures.
• 4) Gestion évènementielle: accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement.
• 5) Documentation et veille: gestion de la documentation professionnelle ; organisation du classement papier et électronique.

Environnement professionnel

Descriptif de la direction/du département/du service : L’action internationale contribue aux objectifs de la Bibliothèque nationale de France en matière de coopération et de recherche, de diplomatie culturelle, de solidarité et de valorisation des savoir-faire de l’Etablissement. Elle participe à la réalisation des orientations fixées par le ministre de la Culture pour son action internationale et concourt à la politique culturelle extérieure de la France telle que définie par le Président de la République. Elle participe enfin des efforts de la communauté internationale tels que fixés en 2015 par les Nations unies avec les Objectifs de développement durable (ODD), l’Accord de Paris sur le climat et la Résolution du Conseil de sécurité sur la protection du patrimoine de mars 2017. Sur le plan patrimonial, le caractère multi-support et universel de ses collections tout comme l’excellence de ses personnels scientifiques en font un acteur de premier plan en matière d’histoire de l’imprimé, des manuscrits, de l’image fixe et animée, de la musique ou encore des monnaies et médailles. Son expertise technologique, la qualité de ses données ouvertes, son rôle précurseur dans des domaines tels que la diffusion numérique ou la conservation en font un partenaire privilégié, et souvent un initiateur, des grandes innovations dans le domaine des bibliothèques et de la conservation. Enfin, l’expertise de ses personnels dans le domaine de la préservation du patrimoine, de la production et la diffusion des métadonnées ou de l’ingénierie culturelle contribue largement au rayonnement de l’expertise culturelle française à l’étranger. L’action internationale est mise en œuvre par les différents services de l’Etablissement et mobilise l’ensemble de ses compétences, la direction en assurant la conception, le pilotage et l’évaluation. Elle s’articule selon plusieurs axes : encouragement et mise en œuvre de programmes de mobilité professionnelle et d’échange de d’expérience entre la BnF et les institutions patrimoniales ou muséales étrangères ; description, numérisation et valorisation des collections à l’étranger, et plus particulièrement des collections d’origine étrangère ; conception de programmes de solidarité, en particulier de sauvegarde du patrimoine documentaire dans les zones de conflit ou de post-conflit ; accompagnement en expertise/conseil, formation et valorisation de l'expertise de l'Etablissement ; coordination et suivi de programmes de recherche et d’innovation. La direction des relations européennes et internationales (DREI) est placée auprès de la présidence et de la direction générale. Elle est composée de 10 personnes, dirigée par le directeur aux relations européennes et internationales. La DREI exerce des missions d'expertise, d'appui et de conseil auprès du président et du directeur général. En relation étroite avec les autres directions, départements et services, la DREI élabore et coordonne la politique internationale de la BnF. Elle assure, en lien avec la présidence, la direction générale et les directions de la BnF la représentation de l’institution au plan international. Elle collecte auprès des directions les données relatives à leurs activités internationales, assure la synthèse et la diffusion de ces informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution. La DREI assure notamment la liaison avec la sous-direction des affaires européennes et internationales du ministère de la Culture, et la délégation à la langue française et aux langues de France, le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l'UNESCO, l'Union Européenne et l'Organisation internationale de la Francophonie. En liaison avec les Directions, la DREI veille à diversifier les partenariats scientifiques et institutionnels, à développer les relations avec les bibliothèques étrangères en favorisant l'échange, le partage des ressources documentaires et la mise en commun des moyens. Elle coordonne les actions de la BnF auprès des organisations européennes et internationales de bibliothèques en particulier auprès de l'IFLA, de la CDNL, de la CENL, du RFN. Elle participe à l’organisation de l’accueil des visites de personnalités étrangères à la BnF et coopère avec l’ensemble du réseau culturel français à l’étranger et des réseaux culturels pour accroître la notoriété de l’Etablissement. Elle assure, pour le compte de la BnF, le pilotage d’une mission d’expertise auprès des institutions étrangères. Liaisons hiérarchiques : Directeur des relations européennes et internationales ; Direction générale ; Présidence. Liaisons fonctionnelles : En interne : direction de l'administration et du personnel, direction des collections, direction des services et des réseaux, direction de la diffusion culturelle et du musée, direction des publics, direction de la communication, direction du mécénat, direction de la stratégie et de la recherche. En externe : ministère de la Culture, ministère de l’Europe et des affaires étrangères ; institutions culturelles françaises et étrangères, représentations diplomatiques, organisations internationales multilatérales ; universitaires et chercheurs français et étrangers.

Compétences requises

• Niveau d'études demandé : Bac + 2
• Savoirs
  • Expérience confirmée de secrétariat de direction
  • Connaissance de gestion du budget d’un service
  • Connaissance de gestion des ressources humaines d’un service
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
  • Anglais niveau B2 minimum
• Savoir-faire
  • Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, bases de données)
  • Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
  • Respecter la confidentialité des informations traitées
  • Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
  • Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse
• Savoir être
  • Sens confirmé de l'organisation et réactivité
  • Sens de la diplomatie et discrétion
  • Qualités relationnelles

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Rémunération

La rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir. Assistante de direction : Rémunération comprise entre 2 231 et 3 143 € bruts/mois

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

• Jean-François ROSEAU Directeur des Relations européennes et internationales
• Recrutement service Recrutement, mobilité, innovation sociale
• Danielle BRICHE Adjointe au directeur des relations européennes et internationales - chargé de mission pour les relations internationales Afrique et Francophonie
• Margaux PIGOIS Assistante de direction
• Laurent BORDENAVE Chef de mission RH - Correspondant transverse des ressources humaines