Assistant de direction et back office H/F - CDD 9 mois

Veolia; Aubervilliers; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader dans la gestion des déchets recherche un(e) assistant(e) de direction et back office pour son siège à Aubervilliers. Le poste inclut le soutien aux équipes de direction, la gestion des secrétariats, l'organisation d'événements, et la gestion des ressources humaines. Le candidat idéal est rigoureux, autonome et a une forte capacité d'organisation.

Prestations

Actionnariat salarié

Tickets restaurant

Possibilités d'évolution

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire.
• Sens du service et relationnel développé.
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.

Responsabilités

• Prise en charge de la gestion du secrétariat classique.
• Gestion des ressources humaines et des formalités administratives.
• Organisation des réunions et événements pour VPIS.

Connaissances

Organisation

Communication

Rigueur

Autonomie

Polyvalence

Formation

Bac+2 en assistanat ou support à l'action managériale

Outils

Suite Google

Workday

Description du poste

Description de l'entreprise

Nous vivons dans un monde qui a de plus en plus besoin que l’on prenne soin de ses ressources. Pour accompagner un développement harmonieux et durable de nos sociétés, satisfaire les besoins de tous, préserver nos modes de vie, lutter contre les effets du changement climatique. C’est là tout le sens de la mission de Veolia : Ressourcer le monde.

Dans le cadre de ses activités, Veolia recrute pour sa filiale Veolia Propreté Industries Services (VPIS) , spécialisée dans la gestion globale des déchets pour ses clients Grand Comptes (transport et traitement des déchets, assainissement industriel, logistique environnementale et maintenance industrielle).

VPIS recherche, dès à présent, son ou sa futur(e) assistant(e) de direction et back office sur le siège d'Aubervilliers (93) dans le cadre d'un CDD de 9 mois minimum.

Description du poste

Grâce à son expertise et son approche opérationnelle, l'assistante de direction et de back office interviendra en support de l’équipe de Direction et des opérationnels pour accompagner et vérifier certains processus support aux opérations.

Par ailleurs, Il/Elle sera le relais entre les demandeurs et les approvisionneurs sur certains processus opérationnels.

Quelles sont vos missions en tant qu'assistant(e) de direction / Back Office ?

Vous assurez la gestion du secrétariat classique :

• Courrier, mise à jour des bases de données et des coordonnées internes, mise à jour de la liste téléphonique VPIS, mise à jour du LUMSITES, mise à jour des matricules (“registre du personnel simplifié”), expédition des colis via chronopost, réception des colis et rangement des commandes.

• Mise à jour régulière de 3 plateformes (E-attestations, Provigis, My procurement).

Vous gérez les fournisseurs internes et externes sur les sujets de services généraux (via l'outil Workday) :

• commandes de fournitures bureautiques, des EPI pour les sites...

• gestion des flux de facturation en lien avec la DAF

Vous organisez des réunions et l'évenementiel pour VPIS ;

• gestion des réunions de service, des séminaires, …

• gestion des événements ponctuels (exemple : “workshop/atelier”...)

Vous participez à la gestion des ressources humaines :

• gestion des formalités administratives d’entrée dans la société (CNI, suivi des visites médicales, et autres attestations)

• accueil des nouveaux embauchés (besoins en matériels véhicules téléphones, EPI ….)

• relai avec le services RH de VPIS et SARPI : contrats, congés, accidents, congés exceptionnels, …

• implication dans le suivi du plan de formation avec les RH (entrées dans Acciline...)

• Suivi des visites médicales

• Avis d’arrivée et check list nouveaux arrivants

Vous êtes en charge de la gestion du parc informatique et téléphonie en lien avec le service informatique :

• Suivi du parc informatique et téléphonique (attribution, remplacement)

• ouverture/fermeture des lignes téléphoniques SFR et suivi des données (codes, …)

• Commande de matériel (PC/chromebook, imprimantes, écrans, logiciel informatique…),

Vous gérez le parc de véhicule en lien avec le service VEOLIA, et les loueurs ainsi que la gestion des sinistres :

• Commande et restitution des véhicules, gestion des cartes (assurance, Crit-Air, carburant) et télépéage en lien étroit avec VEGA

• Suivi des contrats pneumatique (Hiver/été) (campagne pneus été/hiver par mail)

• Commande de LMD si besoin

• MAJ fichier interne “parc auto” mensuelle/selon mouvements

Vous assurez le suivi des EPI :

• Inventaire deux fois par an
• Mise à jours des stocks dans le fichier dédié.

Vous serez également manager d'une alternante Assistante de direction.

Qualifications

Votre profil ?

Vous êtes titulaire d'une formation en assistanat ou en support à l'action managérial de niveau Bac+2 et vous avez êtes doté dune expérience réussie d'au moins 5 ans dans un poste équivalent, idéalement dans un milieu industriel.

Rigoureux.se et autonome, vous êtes doté.e d'une grande capacité d'organisation et de gestion du temps. Vous

Vous avez le sens du service vis à vis de vos clients internes. Vous êtes reconnu(e) pour votre excellent relationnel ainsi que votre communication qui permettent de travailler en équipe. Nous attendons de vous de la discrétion sur les sujets.

Vous êtes capable de gérer plusieurs taches et missions en parralèle grâce à votre sens des priorités. Votre ouverture aux autres et votre polyvalence seront des clés dans votre réussite sur ce poste.

Vous vous reconnaissez dans cette description ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature.

Informations supplémentaires

Ressources:

● Matériel: chromebook, téléphone portable
● Logiciels bureautique: Suite google

● Applications informatiques métiers

Vous pourrez également être amenée à vous déplacer ponctuellement sur les sites partenaires ou chez les sous traitant. Pour cela le permis B est nécessaire sur ce poste.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous souhaitez, comme nous, préserver l'environnement !

Vous souhaitez intégrer un grand groupe expert dans la gestion de la gestion des déchets et de l'industrie et fortement impliqué dans la vie locale.

Vous pourrez bénéficier

• du statut social du Groupe Veolia et de tous ses avantages (Actionnariat salarié, Tickets restau/paniers repas…)
• de possibilités d’évolution au sein du Groupe (Eau/Recyclage et valorisation des déchets/Énergie)
• d’une entreprise tournée vers la relation attentionnée envers ses collaborateurs et clients

La suite des événements ?

Notre service recrutement vous contactera pour échanger par téléphone sur votre parcours et parler plus en détail du poste et de vos envies. Par la suite, un entretien plus approfondi avec nos RH et nos managers vous permettra de mieux vous projeter dans votre potentielle nouvelle expérience.

En tant qu'entreprise inclusive, Veolia s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.