assistant de direction du secrétariat général

assistant de direction du secrétariat général, Aisne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n’a abouti. Le contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu’à une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, notamment dans le grade d’entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Description de l’emploi

L’Assistant(e) de direction assure le soutien administratif et organisationnel du Secrétariat général. Il ou elle assiste le Secrétaire Général Adjoint dans la gestion et le suivi des dossiers du Secrétariat général.

Nomenclature CNFPT : Assistant(e) de direction, filière administrative, catégorie C, cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux

Position hiérarchique : Maire > Directeur du Secrétariat général en charge des relations institutionnelles > Secrétaire général adjoint en charge des relations institutionnelles

Cadre statutaire : Catégorie : C, Filière : administrative

Organisation du travail : 35h hebdomadaires (37 heures + 12 RTT), cycle selon règlement du temps de travail, horaires fixes, télétravail possible 1-2 jours par semaine, pointage obligatoire, lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Conditions d’exercice : Rémunération statutaire, participation aux abonnements de transport (75%), primes (IFSE, 13ème mois après 6 mois d’ancienneté), avantages (santé, prévoyance, COS/CNAS, titres restaurants)

Missions / conditions d'exercice

• Gérer l’administratif du Secrétariat général : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des dossiers, gestion de l’agenda, organisation de réunions et événements, préparation des dossiers
• Rédiger et mettre en forme des documents officiels : courriers, notes, comptes rendus, dossiers de réunions
• Organiser les réunions institutionnelles : logistique, préparation, coordination, comptes-rendus

Tout fonctionnaire est titulaire de son grade mais pas de son emploi. Il peut exercer des fonctions prévues par le cadre d’emploi mais non inscrites sur sa fiche.

Relations de travail

Interne : directions, services de la collectivité (RH, finances, communication…)
Externe : partenaires institutionnels, usagers, organismes publics et parapublics

Profils recherchés

Qualifications : Bac à Bac+2 (BTS assistant de gestion…), expérience souhaitée dans un poste similaire ou en cabinet, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et politique

Compétences : Capacités rédactionnelles, maîtrise des outils bureautiques et numériques, organisation, connaissance de l’administration publique

Qualités : Rigueur, discrétion, réactivité, aisance relationnelle, autonomie, esprit d’équipe, force de proposition

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité, flexibilité horaire, déplacements possibles, environnement bureautique avec rythme soutenu selon activité