ASSISTANT DE DIRECTION -DIRECTION DES FINANCES - H/F

Lamacompta; Bordeaux; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre hospitalier Charles Perrens à Bordeaux recrute un Assistant de direction à temps plein pour soutenir la direction des finances et gérer les activités administratives. Le poste nécessite de solides compétences en gestion administrative, en communication, et une capacité à travailler dans un environnement dynamique. Les candidats doivent avoir un diplôme pertinent et des compétences en logiciels de bureautique.

Qualifications

• Qualification dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat requise.
• Capacité à travailler en équipe et à respecter la confidentialité.
• Être rigoureux, méthodique et capable de prendre des initiatives.

Responsabilités

• Gérer, traiter et suivre les courriers et documents administratifs.
• Organiser les agendas, prises de rendez-vous et suivre les réunions.
• Assurer le suivi comptable et administratif des dossiers.

Connaissances

Accueillir

Organisation

Communication

Formation

Diplôme dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant de direction (h/f) à temps plein.

Mission Générale Du Poste

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des finances, du contrôle de gestion, des travaux et du patrimoine. Suivre et gérer les dossiers administratifs selon l’organisation de la direction. Assiste les responsables fonctionnels dans la gestion administrative liée à leurs missions et projets.

Activités Principales

1/ Secrétariat

• Gestion, traitement et suivi des courriers (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion d’agenda, prise de rendez-vous et gestion administrative des déplacements professionnels
• Planification et suivi de réunion, réservation de salles
• Constitution et mise à jour de dossiers (papier et informatique).
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions
• Suivi des fournitures de bureaux
  
  

2/ Gestion administrative

• Suivi des dossiers sinistres (dommages aux biens, dommage ouvrage) : déclaration, demande de titres de recettes pour les remboursements obtenus
• Suivi administratif des dossiers en lien avec les travaux
• Suivi administratif des dossiers Patrimoine (achat, vente)
• Traitement des demandes de remises gracieuses (construction du dossier pour étude par la Direction et rédaction de courrier/décision pour suite à donner)
  
  

3/ Régie d’avance fonds de solidarité

• Traiter et délivrer des avances pour les dépenses urgentes relevant du fonds de solidarité
• Assurer le suivi comptable de la régie : disponibilité des fonds, mise à jour du registre des paiements effectués (synthèse mensuelle)
  
  

Profil Recherché

Diplôme : qualification dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat

Savoir Faire

• Accueillir, accompagner et orienter des personnes
• Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Rédiger un compte-rendu, une note, un courrier de façon autonome
• Elaborer, adapter, optimiser un agenda
• Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine
• S’exprimer auprès d’une ou plusieurs personnes.
  
  

Savoir Être

• Être rigoureux et méthodique
• Être disponible et à l’écoute
• Être capable de prendre des initiatives
• Respecter la confidentialité, la discrétion et le secret professionnel
• Avoir le sens du travail en équipe et avoir la capacité à travailler dans la transdisciplinarité
• Communication / relations interpersonnelles
  
  

Connaissances

• Connaissance des techniques de secrétariat
• Gestion administrative
• Maitrise des logiciels de bureautique
• Techniques de classement et archivage
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
  
  

Spécificité Du Poste

• Journées de 7h45 (horaires types 8h45-16h30, adaptables)
• Temps de travail 100 %