ASSISTANT DE DIRECTION – DIRECTION DELEGUEE DE SITE (F / H)

Hôpital de Poissy-Saint-Germain-en-Laye; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public de santé dynamique recherche un Assistant de Direction pour soutenir la direction déléguée de site. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion administrative, y compris la planification des réunions, la gestion des agendas et le traitement des communications. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers départements et interlocuteurs institutionnels, garantissant un flux de travail efficace et organisé. Si vous êtes rigoureux, discret et avez un sens aigu de l'organisation, cette opportunité vous permettra de contribuer significativement à la continuité des soins et à l'efficacité administrative au sein d'un cadre hospitalier reconnu.

Qualifications

• Maîtrise des logiciels bureautiques et techniques de communication.
• Capacité à organiser des réunions et à gérer des agendas.

Responsabilités

• Assurer les tâches de secrétariat pour la direction déléguée de site.
• Gérer les appels, courriers et documents administratifs.
• Organiser des réunions et gérer la logistique associée.

Connaissances

Utilisation des outils bureautiques

Planification et organisation

Communication en secrétariat

Rigueur

Discrétion

Réactivité

Formation

Formation en secrétariat ou administration

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Poste proposé : ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DELEGUEE DE SITE (H / F)

Contrat : CDD; Détachement; Mutation

Présentation générale de l'établissement :

Le Centre hospitalier intercommunal de Poissy / Saint-Germain-en-Laye (CHIPS) est l'établissement support du GHT Nord Yvelines. C'est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche.

Il est organisé en 8 pôles d'activités spécialisées dans la prise en charge des personnes à tous les âges de la vie. Son activité est déployée dans les Yvelines sur deux sites principaux à Poissy et à St Germain en Laye et sur des sites périphériques notamment pour les activités ambulatoires en psychiatrie. Plusieurs de ses services sont hospitalo-universitaires. Il compte 3 190 professionnels de santé. Sa capacité est de près de 1000 lits et places.

Responsabilités :

1. Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction déléguée de site
2. Contribuer à la continuité de missions de secrétariat en lien avec le secrétariat de la direction générale (selon planning)
3. Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
4. Traitement du courrier et suivi des réponses préparées par d'autres secteurs
5. Gestion des agendas du directeur de site
6. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
7. Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
8. Rédaction de courriers
9. Préparation des réunions institutionnelles, notamment pour le site du CHIPS : conseil de surveillance, Directoire
10. Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle)
11. Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage
12. Mise en format qualité des procédures et référencement pour le périmètre de la direction déléguée de site

Savoir-faire :

1. Utiliser les outils bureautiques
2. Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail
3. Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT
4. Savoir rendre compte de son activité
5. Mettre en forme des notes, documents et / ou rapports relatifs aux objectifs de la direction générale
6. Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la direction

Savoir-être :

1. Rigueur
2. Discrétion
3. Réactivité
4. Disponibilité
5. Savoir être force de proposition
6. Capacité d'écoute
7. Capacité d'adaptation et d'organisation

CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES :

1. Maîtrise des logiciels bureautiques
2. Technique de communication en secrétariat de direction
3. Notions de classement
4. Organisation d'un établissement de santé

Horaires de travail : du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-17h30 à ajuster selon les jours de la semaine

Liaisons hiérarchiques :

1. Directrice déléguée de site
2. Attachée de site

Relations fonctionnelles :

1. l'ensemble des directions fonctionnelles
2. l'encadrement administratif et soignant de l'établissement
3. les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies