Assistant de direction Collège des écoles doctorales F / H

Une université ouverte, créative, indépendante et exigeante. Labellisée « campus d’excellence » par le gouvernement français, l’Université de Bordeaux se positionne parmi les plus grandes universités européennes. Elle propose un large éventail de formations pluridisciplinaires, de la licence au doctorat, et forme chaque année près de 56 000 étudiants et actifs.

Une recherche innovante et structurée. L’Université de Bordeaux a fait de la recherche sa marque distinctive. Reconnue à l’international, elle rassemble plus de 4 000 enseignants-chercheurs et chercheurs. Sa collaboration avec des partenaires scientifiques tels que le CNRS, l’Inserm, et les nombreux prix internationaux décernés à ses chercheurs témoignent de son exigence scientifique.

Ouverte sur le monde. L’Université de Bordeaux affirme sa vocation internationale avec 60 programmes internationaux en licence, master et doctorat, et des partenariats avec près de 700 universités dans le monde. Ouverte sur son environnement, attentive aux évolutions sociétales, elle est aujourd’hui un acteur incontournable du territoire aquitain et y joue un rôle moteur dans le développement économique.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) assistant(e) de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège

1. Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF).
2. Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion.
3. Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations.
4. Assurer l'accueil des nouveaux agents et la coordination de leur arrivée.
5. Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction.
6. Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse).
7. Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.
8. Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage.
9. Mettre à jour et suivre les tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction.
10. Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques.
11. Mettre en forme des documents.

Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège

1. Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports.
2. Rédiger les procès-verbaux / comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations.
3. Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques.
4. Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales.

Gestion financière du budget de fonctionnement du collège

1. Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement.
2. Établir les devis et effectuer le suivi de facturation.
3. Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI.
4. Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique.
5. Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.

Vos atouts / vos talents :

• Titulaire d'un diplôme de niveau BAC minimum, vous êtes formé(e) dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).
• Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.
• Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.
• Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé).
• Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire, et la réglementation qui s'y applique.

Plus d'informations :

En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux, vous serez placé(e) sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère.

Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B), bus, vélo, parking du personnel.

CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025.

Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience.

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année.
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service.
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde.
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€/mois.
• Restauration subventionnée.
• Offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels.
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail.
• Parcours d'accueil et formations.

Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !