Assistant de direction / Chargé de moyens généraux - H/F

ID'EES INTERIM - Recrutement interne; Dijon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un groupe d’entreprises d’insertion recherche un Assistant de Direction pour son siège à Dijon. Le candidat idéal doit être méthodique et organisé, avec une expérience en gestion multisites. Il s’occupera de la logistique nationale, de la coordination entre agences et de la gestion des ressources matérielles.

Qualifications

• Expérience exigée sur un poste équivalent avec polyvalence.
• Capacité à gérer des priorités et à travailler dans un environnement multisites.

Responsabilités

• Coordination des moyens généraux au niveau national.
• Gestion des déplacements et de la logistique des formations.
• Suivi des contrats d'assurance et de nettoyage.

Connaissances

Méthodique

Organisé

Gestion des priorités

Sens du service

Discrétion

Formation

Expérience équivalente

Description du poste

Né en 1985, GROUPE ID’EES est un groupe d’entreprises d’insertion et d’entreprises de travail temporaire d’insertion. Depuis l’origine, il a pour finalité un projet politique : la lutte contre l’exclusion.

Dès lors, toutes ses actions, son organisation, son développement, ses partenariats, ses choix et orientations stratégiques, ont été mis en œuvre dans le seul but de servir ce projet.

Afin d’élargir son offre d’insertion, le réseau ID’EES INTERIM est créé en 1991. Aujourd’hui, pas moins de 60 agences œuvrent au quotidien par leurs actions d’insertion sociale et professionnelle. Ainsi, chaque année plus de 3000 personnes sont déléguées chez nos clients et s’insèrent durablement dans l’emploi.

Nous recrutons pour le siège social d'ID'EES INTERIM, un Assistant de Direction / Chargé des moyens généraux H / F.

Description du poste :

Basé au siège social de la société et rattaché à la Directrice, vous assurez notamment la coordination des moyens généraux au niveau national (60 agences) et occupez un rôle central afin de faciliter les interactions entre les différents interlocuteurs (direction et agences notamment).

Votre périmètre de responsabilités est vaste et couvre, entre autres, les aspects suivants :

• Organisation / Logistique

Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation train, hôtel, taxi…)

Organisation de la logistique des sessions de formation et des séminaires

• Parc immobilier / travaux

Validation et suivi des baux des agences

Coordination et suivi des interventions techniques en lien avec un prestataire unique

Validation des devis de travaux

Organisation des déménagements des agences en lien avec le Responsable d’agence

Gestion des commandes de mobilier (demande de devis et validation)

Suivi des contrats d’assurance des locaux

Déclarations et suivi des sinistres

Suivi des contrats de prestations de nettoyage des agences

• Gestion des ressources matérielles

Participation à la définition et la mise en place de la politique d’achats responsables

Gestion du parc de photocopieurs (commande, renouvellement)

Gestion de la téléphonie (fixe et portable) et internet : commande, stock, ouverture et suivi de ticket en cas de panne auprès de l’opérateur

Vérification des commandes de fournitures de bureau effectuées par les agences et commande pour le siège social

Renouvellement des commandes de cartes de visites et devis pour identité visuelle

Suivi des stocks de documents dédiés aux agences (livret sécurité, bon d’heures…)

Suivi des relations fournisseurs (relance, réclamations)

Réalisation des formalités administratives lors de la création d’établissements secondaires (immatriculation des sociétés, SIRET, Extrait KBIS…)

Prise en charge de l’accueil téléphonique (appels internes, appels de salariés intérimaires, appels de fournisseurs…)

Gestion du tri et de la diffusion du courrier dans le respect de la confidentialité

Vérification et pointage des factures d’achat (hôtel, repas, train)

Actualisation des tableaux de suivi

Vous répondez avec réactivité aux différentes sollicitations des agences réparties sur le territoire français et de la Direction.

Vous assurez la fluidité des informations entre les agences, les différents services du siège et la Direction.

Profil recherché :

Expérience exigée sur un poste équivalent avec une forte polyvalence et idéalement en gestion multisites.

Vous êtes méthodique, organisé et savez gérer les priorités.

Votre sens du service et votre discrétion seront vos plus beaux atouts !

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Assistant Direction • Dijon, Bourgogne-Franche-Comté, France