Assistant de direction | CDI | H / F

PwC; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player is seeking a dynamic administrative assistant to join their Assurance team in Lille. This role demands versatility and teamwork, requiring the ability to prioritize tasks and adapt quickly to new tools. You will manage the schedules of multiple associates, organize meetings, and handle correspondence. With a focus on confidentiality and initiative, you will also prepare mission letters and oversee various administrative duties. This position offers a flexible work environment and opportunities for professional development, making it a great fit for those looking to grow in a supportive setting.

Prestations

Télétravail étendu

Mobilité géographique

FlexTime

Accès à une plateforme de formation

Programme de santé et bien-être

RTT

Mutuelle santé

Restaurants d'entreprise

Avantages du Comité Inter-Entreprises

Qualifications

• Diplôme d’Assistanat de direction ou similaire avec expérience.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à s’adapter rapidement.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda des Associés Assurance et organisation des réunions.
• Préparation des lettres de mission et gestion des mandats CAC.
• Mise à jour des documents de suivi pour piloter l’activité.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Compétences en communication

Confidentialité

Résolution de problèmes

Initiative

Anglais

Formation

Diplôme d’Assistanat de direction

Outils

Pack office Microsoft

Description du poste

Engagement

Education (if blank, degree and/or field of study not specified)

Degrees/Field of Study required:
Degrees/Field of Study preferred:

Line of Service

Internal Firm Services

Industry/Sector

Not Applicable

Specialism

IFS - Internal Firm Services - Other

Management Level

Associate

Job Description & Summary

Assistant de direction

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour rejoindre l’équipe des assistant(e)s Assurance du bureau de Lille. Le rôle implique une polyvalence et un esprit d’équipe accrus.

L’assistant(e) doit être capable de hiérarchiser les priorités, de gérer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter rapidement à de nouveaux outils.

Ce que vous pouvez attendre de nous :

1. Gestion de l’agenda des 4 Associés Assurance :
2. • organisation des réunions internes, des réunions clients
3. • organisation des déplacements professionnels
4. • gestion des appels
5. • gestion du courrier entrant et sortant • classement

2) Commissariat aux comptes (CAC) :

• • préparation des lettres de mission (LM) et des échéanciers (vérification des budgets et des dates d’intervention), pour les LM CAC et les LM relatives aux missions spéciales ; gérer l’envoi et le suivi des documents
• • création des OTP à chaque nouvelle mission
• • mise en page des rapports (forme)
• • revue des rapports (fond : date du rapport en corrélation avec la date d’AG, organe de nomination, etc) ; mise à la signature des associés
• • mise en forme de delivrables (accusé de réception, interoffice, memo, etc) pour les clients référés
• • gestion des mandats CAC (nomination/démission) ; récolte des informations nécessaires ; courrier d’acceptation/renouvellement de mandat à préparer dans SAM
• • mise à jour des fiches mandats dans Dpelect
• • contrôle des données financières et des honoraires/heures pour les déclarations d’activité ; validation avec les associés
• • courriers divers (réponse aux convocations, notes internes, etc)
• • appels d’offres/propositions de services : mise en page, relecture et dépôt le cas échéant sur les plateformes ad hoc • classement

3) Documents de suivi

• • mise à jour des différents documents de suivi qui servent à piloter l’activité du bureau : suivi LM, suivi des mandats, rétroplanning CAC, suivi des rapports spéciaux (rapports de carence par exemple) etc

4) Budget/portefeuille

• • préparation des données chiffrées nécessaires à l’établissement du portefeuille des associés 2 fois/an

5) Achats/bon de commande

• • référencement des fournisseurs/prestataires, création et suivi des bons de commandes …) dans le cadre d’organisation d’évènements.

Cette liste est non exhaustive. Vous pourrez être amené(e) à effectuer d’autres tâches en lien avec la vie quotidienne du bureau.

Ce que nous pouvons attendre de vous :

Diplôme d’Assistanat de direction ou similaire avec un minimum d’expérience dans un poste similaire.

Compétences requises

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement exigeant.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome. Une expérience préalable dans un rôle similaire est un plus.
• Esprit d’initiative et attitude proactive.
• Sens de la confidentialité, discrétion et diplomatie.
• Capacité à résoudre les problèmes et à prendre des décisions.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office Microsoft).
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Un bon niveau d’anglais est un plus.

Ces avantages que nous vous offrons :

Environnement de travail et Flexibilité

• Flexibilité avec la charte FlexWork: télétravail étendu, mobilité géographique, FlexTime, Dress for your day
• Crystal Park (site de Neuilly-sur-Seine) : parc privatif de 2 hectares, conciergerie, salle de musique, salle de sport, Café Joyeux

Développement

• Mobilité internationale et mobilité interne à partir de 12 mois d’ancienneté
• Programme New World. New Skills pour monter en compétences sur les enjeux de demain (ESG, technologies, inclusion des diversités) et accès à une plateforme de formation à la demande

Engagement

• Crédit de 3 jours par an sur le temps de travail pour des missions d’engagement sociétal
• Pass mobilité durable pour couvrir vos dépenses de mobilité durable

Santé/Bien-être

• Programme Be Well, Work Well pour prendre soin de sa santé (partenariat Gymlib, application United heroes, associations sportives, formations mindfulness…)
• Programme Family Care pour vous accompagner dans vos projets de parentalité comme dans les moments difficiles

Et aussi : RTT, mutuelle santé et prévoyance, restaurants d'entreprise et titres-restaurants, avantages du Comité Inter-Entreprises…

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

#assistanat

Education (if blank, degree and/or field of study not specified)

Degrees/Field of Study required: Degrees/Field of Study preferred:

Certifications (if blank, certifications not specified)

Required Skills

Optional Skills

Accepting Feedback, Accepting Feedback, Active Listening, Administrative Support, Agile Database Administration, Business Process Improvement, Calendar Management, Change Management, Clerical Support, Collaborative Forecasting, Communication, Communications Management, Concur Travel, Conducting Research, Confidential Information Handling, Corporate Records Management, Correspondence Management, Credentialing Database, Customer Relationship Management, Customer Service Excellence, Customer Service Management, Data Entry, Deployment Coordination, Digital Development, Document Scanning {+ 45 more}

Desired Languages (If blank, desired languages not specified)

Travel Requirements

0%

Available for Work Visa Sponsorship?

Yes

Government Clearance Required?

No

Job Posting End Date

About Us

You know us. We want to know you.

Your career is just that; yours. You choose it. You live it. You make it happen.To get the best from it, you need the best opportunities. That’s why opportunities are at the heart of a career with us. Opportunities for you to grow as an individual, to build lasting relationships and make an impact in a place where people, quality and value mean everything.