Assistant de direction Cabinet du Président - CDD (H / F)

Région Normandie; Caen; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le cabinet du Président de la Région Normandie recrute un Assistant de direction en CDD à Caen. En tant qu'assistant, vous serez en charge de la gestion de l'agenda, de la prise de rendez-vous et de l'accueil. Ce poste nécessite une grande discrétion et une maitrise des outils bureautiques, tout en contribuant à une communication efficace au sein du cabinet.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation d'une collectivité territoriale.
• Maitrise de l'expression orale et écrite.
• Capacité d'écoute active.

Responsabilités

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous.
• Assurer l'accueil et l'orientation physique et téléphonique.
• Suivre les projets et les activités du cabinet.

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques

Discrétion

Rapidité d'action

Sens des relations publiques

Description du poste

Assistant de direction Cabinet du Président - CDD (H/F), Caen

Région Normandie

Le cabinet du Président assure une information et un conseil efficace aux élus. Il prépare les interventions et déplacements du Président et des élus sur la base des éléments recueillis auprès des services et conformément aux arbitrages rendus. Il contribue à la mise en œuvre des arbitrages rendus et décisions prises compte tenu du contexte, de la politique régionale et des lignes directrices de l'action de l'Administration. Il favorise les relations entre les élus et l'administration en assumant une fonction de relais et de veille.

Le secrétariat du Directeur de Cabinet et de la Directrice de la Communication et de l'Information :

• Contribue pleinement à la mise en œuvre des missions du cabinet.
• Assiste le Directeur de cabinet et la Directrice de la Communication et de l'Information dans l'exercice de ses missions (téléphone, gestion de l'Agenda, prise de notes, mise en page et mise en forme de courriers divers, gestion des mails et des invitations, préparation de dossiers…)
• Assure le lien avec l'ensemble des personnes du cabinet (site de Caen et site de Rouen) et l'ensemble des directions, services, agents qui relèvent de la Région.
• Assure un accueil et une orientation physique et téléphonique.

Activités attendues sur le poste:

Organisation de la vie professionnelle du Directeur et de la Directrice :

• Organiser son agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Accueillir les rendez-vous ;
• Rappeler des informations importantes et transmettre les messages ;
• Organiser les déplacements ;
• Organiser le circuit des courriers/parapheurs ;
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques ;
• Suivre les projets et les activités du cabinet ;
• Gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses émanant des cadres.

Connaissances principales attendues sur le poste :

• Connaissance de l'organisation d'une collectivité territoriale et d'un cabinet ;
• Maitrise des outils bureautiques et des logiciels ;
• Maitrise de l'expression orale et écrite ;
• Connaissance de l'organisation institutionnelle, de l'Etat et des autres collectivités.

Compétences principales attendues sur le poste :

• Qualités de discrétion indispensable ;
• Respect des obligations de réserve et de confidentialité ;
• Rapidité d'action et d'intervention ;
• Sens des relations publiques (internes et externes à la collectivité).

Savoir-faire relationnel attendu sur le poste :

• Réactivité et adaptabilité ;
• Capacité d'écoute active ;
• Etre capable de gérer les situations liées aux contacts humains (communications téléphoniques notamment).