Assistant de direction Bilingue anglais F / H

VINCI Holding; Nanterre; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

VINCI Holding, leader mondial des concessions et de la construction, recherche un assistant de direction pour accompagner ses équipes. Ce rôle multifacette inclut la gestion d'agenda et de la logistique, tout en maintenant des relations externes avec divers fournisseurs et partenaires. Le candidat idéal est rigoureux, adaptable et a au moins 10 ans d'expérience dans un poste similaire, avec d'excellentes compétences en communication en français et en anglais.

Qualifications

• Expérience d'au moins 10 ans en tant qu'assistante de direction.
• Bonnes capacités rédactionnelles en français et anglais.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des déplacements professionnels.
• Organisation des réunions et gestion administrative.
• Suivi des dépenses et gestion des fournisseurs.

Connaissances

Rigueur

Communication efficace

Adaptabilité

Discrétion

Capacité à travailler en équipe

Formation

Formation en administration, gestion ou secrétariat

Outils

MS Excel

MS Word

MS PowerPoint

Description du poste

La Direction des Assurances conduit la politique d’assurance du Groupe VINCI et fournit, avec son courtier interne VINCI Assurances, assistance et services aux différentes filiales du Groupe dans le domaine des assurances.

La Direction des Assurances gère en direct les «Programmes d’Assurances Groupe»; elle s’occupe également en direct de certains programmes d’assurances spécifiques aux filiales qui lui délèguent la gestion de leurs assurances.

La Direction des Assurances supervise la gestion de la captive de réassurance du groupe.

• Gestion de l'agenda : planification des réunions, événements, rendez-vous et déplacements professionnels pour le directeur ou l’équipe.
• Communication : gestion du courrier, des e-mails en tant que de besoin.
• Organisation de réunions : préparation des documents, réservation de salles, coordination des participants.
• Tâches administratives : gestion de la documentation, suivi des dépenses, gestion des notes de frais, gestion des congés, gestion des abonnements et inscriptions.
• Processus achats : recherche de fournisseurs, passation et saisie de commandes, contrôle des devis, relations fournisseurs, suivi de la facturation.
• Soutien logistique : coordination des voyages d'affaires, réservation d'hôtels et de vols, préparation des itinéraires.
• Gestion opérationnelle : approvisionnement en fournitures, gestion des stocks.
• Comités Assurances Vinci (3 fois / an) : organisation logistique, communication avec les filiales, achats des prestations.
• Symposium Assurances USA (1 fois / an) : soutien à l’organisation logistique en partenariat avec le courtier WTW USA.
• Rencontres de l’AMRAE (1 fois / an) : organisation logistique, adhésion des membres.
• Conseils d’administration de Vinci Re (3 fois / an) : soutien à l’organisation logistique en partenariat avec le gestionnaire 2RS.
• Relation avec la responsable comptabilité de Vinci Assurances et la comptabilité de Vinci SA.
• L’équipe de la Direction des Assurances du Groupe.
• Les Directeurs de la Direction Financière du Groupe et leurs assistantes.
• Les Responsables Assurances des filiales et leurs assistantes

Relations externes :

• Les fournisseurs,
• Les assureurs et les courtiers d’assurance, le gestionnaire de captive 2RS,
• Tous autres prestataires externes.
• Outils informatiques : maîtrise de MS Excel, MS Word & MS Powerpoint.
• Capacité à travailler en équipe et en matriciel : excellent relationnel requis.
• Rigoureuse, organisée, adaptable, disponible.
• Languesrequises : français (langue maternelle; bonnes capacités rédactionnelles), anglais niveau professionnel.
• Expérience préalable : expérience d’au moins 10 ans en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle similaire.
• Formation : une formation en administration, en gestion ou en assistanat - secrétariat est un plus.
• Communication efficace : Être capable de communiquer clairement et efficacement avec des personnes de différentes cultures et de différents niveaux hiérarchiques.
• Intégrité : Agir avec éthique et respecter les normes de conformité.
• Qualités personnelles

o Discrétion et confidentialité : doit être capable de gérer des informations sensibles avec une grande discrétion et de respecter la confidentialité des communications.

o Polyvalence : être capable de jongler avec différentes tâches et priorités en même temps, et de s'adapter rapidement aux changements.

o Sens de l'initiative : prendre des décisions autonomes lorsque nécessaire et anticiper les besoins du directeur.

o Rigueur : attention particulière aux détails et précision dans la gestion des processus.

Pourquoi nous rejoindre ?

VINCI SA a à cœur d’appliquer le principe de non-discrimination. Fort de son Label Diversité, vous évoluerez dans un environnement qui promeut l’égalité professionnelle, la diversité et l’inclusion.

Vous bénéficiez d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ? Faites-nous le savoir, ce poste est ouvert !

Entité

VINCI est un leader mondial des concessions, des services à l'énergie et de la construction, présent dans plus de 120 pays. Au cœur des enjeux du monde contemporain, son ambition est de contribuer activement à la transition énergétique et environnementale du cadre de vie, des infrastructures et de la mobilité. Elle est aussi de participer au progrès social en agissant en entreprise humaniste, inclusive et solidaire. VINCI mobilise ainsi ses expertises, sa dynamique d'innovation, la performance de son modèle économique et l'engagement de ses équipes au service de l'ambition partagée par ses 285 000 collaborateurs : être utile aux hommes et attentif à la planète.

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Assistant Direction • Hauts-de-seine, Nanterre, Île-de-France