ASSISTANT DE DIRECTION AUX AFFAIRES MEDICALES - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Talence; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU de Bordeaux recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour gérer les affaires médicales. Le poste implique des missions de secrétariat et de gestion, avec des contacts fréquents avec les managers médicaux. Une personne organisée et rigoureuse est recherchée pour ce rôle clé.

Qualifications

• Gestion de l’agenda du Directeur des Affaires Médicales.
• Organisation des réunions de la Direction.
• Préparation des séances de la Commission Médicale d'Établissement.

Responsabilités

• Secrétariat de Direction pour les affaires médicales.
• Suivi des structures médicales et des chefferies de pôle.
• Préparation des réunions et des commissions.

Connaissances

Organisation

Anticipation

Relationnel

Travail en équipe

Description du poste

Description

Suite à la mobilité de l’actuelle assistante de direction, laDirection des Affaires Médicales (DAM) du CHU de Bordeaux recrute un(e) Assistant(e) de Direction.

La DAM a pour mission principale la gestion des ressources humaines médicales de l’établissement. Ses missions incluent la gestion des professionnels médicaux, la gestion des étudiants en formation, ainsi que la participation à la politique médicale et la participation à la stratégie globale de l'établissement.

Lien vers l’organigramme de la DAM.

Les missions de l’assistant(e) de direction sont:

1. Secrétariat de Direction :

• Gestion de l’agenda du Directeur des Affaires Médicales et du Directeur adjoint à 50%.


• Organisation et préparation des réunions de la Direction (logistique, ordres du jour, préparation des documents nécessaires).


• Ouverture, tri et diffusion du courrier du service, gestion des communications internes et externes.

2. Préparation et suivi de la CME :

• Organisation des séances de la Commission Médicale d'Établissement (CME) : préparation logistique, élaboration des ordres du jour et centralisation des documents.


• Constitution des dossiers à envoyer aux membres de la CME, ainsi qu’aux responsables clés (Directeur Général, Président de la CME, Directeur des Affaires Médicales).


• Participation active à la CME (1/2 journée par mois)


• Rédaction des comptes rendus et suivi des avis en lien avec l’Université.


• Diffusion des comptes rendus aux professionnels de santé.

3. Suivi des Structures Médicales :

• Mise à jour biannuelle de l’arborescence des structures médicales de l’établissement.


• Gestion des demandes de modifications des structures internes des pôles.


• Préparation des documents pour la prise de décision par le Directeur Général.

4. Chefferie de Pôle et de Service :

• Suivi des échéances et gestion des dossiers relatifs aux appels à candidatures des chefferies de pôle (19) et de service (une centaine).


• Organisation des auditions et préparation des décisions nominatives pour le Directeur Général.

5. Autres Commissions et Réunions :

• Préparation des réunions « Affaires Médicales d’Aquitaine » (environ 2 par an).


• Organisation de la Commission d’activité libérale : logistique, préparation des convocations, centralisation des éléments nécessaires, rédaction des comptes rendus.

Profil recherché

Le poste d’assistant de direction au sein de la DAM permet d’allier des missions classiques de secrétariat et des missions dont vous aurez la gestion directe. L’une des spécificités majeures de ce poste est l’organisation mensuelle de la Commission Médicale d’Établissement (CME), une instance essentielle représentative de la communauté médicale. La CME est régulièrement consultée sur des sujets stratégiques cruciaux pour le bon fonctionnement de l’établissement, notamment l’organisation interne, la gestion des parcours de soins, la permanence des soins, les conditions d’accueil et de prise en charge des usagers, la démarche qualité, la gestion des risques ainsi que le bon usage des médicaments et des dispositifs médicaux. Elle intervient également sur des aspects financiers, patrimoniaux, la gestion des ressources humaines et l’organisation du travail. Vous serez au cœur des défis et des décisions stratégiques de l’hôpital.

Ce poste amène de fréquents contacts avec les managers médicaux de l’établissement.

Nous recherchons une personne enthousiaste et rigoureuse, avec un excellent sens de l’organisation, des capacités d’anticipation, un bon relationnel, une capacité à travailler en équipe tout en respectant la confidentialité.

Vous bénéficierez d’un accompagnement renforcé dans votre prise de fonction par l’assistante de direction en poste et toute l’équipe de la DAM, vous permettant ainsi de développer vos compétences de manière progressive et solide.

N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez des informations complémentaires :

- Elise DOUCAS, Directrice des Affaires médicales au 05.56.79.53.02

- Sandrine BILLAUD, Assistante de direction au 05.56.79.53.02

- Marie JULIEN, Responsable Ressources Humaines au 05.57.82.10.62