Assistant de direction auprès des élus (h/f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un Assistant de direction auprès des élus pour assister le Cabinet de la Maire. Le candidat devra s'occuper de la gestion des agendas des élus, de l'accueil du public, et de la rédaction de divers documents administratifs. Ce poste exige d'excellentes compétences en communication et en organisation.

Qualifications

• Savoir maîtriser les logiciels Word, Excel, Outlook.
• Bonnes qualités relationnelles, écoute et esprit d'équipe requis.
• Capacité à gérer des tâches administratives diversifiées.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser l'activité quotidienne des élus.
• Assurer l’accueil du public et le secrétariat des élus.
• Rédiger des notes, courriers et comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Excellentes compétences en communication orale et écrite

Maîtrise des techniques de secrétariat

Gestion d’agendas complexes

Qualités rédactionnelles

Description du poste

Assistant de direction auprès des élus (h/f), Val-de-Marne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Détails de l'offre

Poste ouvert aux contractuels. Il est possible de recruter une personne n'étant pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Cabinet de madame la Maire, sous l’autorité de la directrice de cabinet et en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, l’assistant de direction auprès des élus apporte une aide permanente en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

FONCTIONS ET ACTIVITES :

Organisation :

• Gestion des agendas
• Organisation de l’activité quotidienne des élus
• Rappel de l’information importante et transmission des messages
• Tri et répartition du courrier
• Interface entre les élus, les services municipaux et éventuellement des organismes extérieurs

Accueil téléphonique et physique :

• Assurer l’accueil du public
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels

Secrétariat des élus :

• Organiser les réunions et faire l’interface avec les services
• Gestion des astreintes et suivi des congés des élus
• Suivi des parapheurs à la signature des élus
• Relations régulières avec l’ensemble des élus de la Ville
• Préparer les réunions et classer les documents

Rédaction :

• Rédiger des cartes, notes, courriers et comptes rendus

Autres missions :

• Suivi des tâches administratives du secrétariat
• Travail en binôme et collaboration avec l’équipe
• Gestion de la base contact de la ville sous logiciel SUIPI
• Publipostage, gestion des vœux, gestion des congés

Profils recherchés

Compétences et aptitudes requises :

SAVOIR :

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
• Maîtrise des logiciels informatiques
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat et outils informatiques
• Gestion d’agendas complexes

SAVOIR – FAIRE :

• Réalisation de tous types de documents administratifs et de communication

APTITUDE / QUALITÉ :

• Sens de l’organisation
• Esprit d’équipe et polyvalence
• Ecoute, initiative, autonomie
• Qualités relationnelles
• Discrétion, disponibilité, adaptabilité, réactivité
• Bonnes qualités rédactionnelles, rigueur, diplomatie