Assistant de direction au service Vie associative (h/f) - Villepinte

Communes; Les Ulis; Sur place; EUR 25 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recrute un(e) Assistant(e) de Direction au service Vie associative. Vous serez responsable de la gestion de l'activité quotidienne, de la planification et de la gestion des ressources humaines. Le candidat idéal doit avoir une solide expérience en administration et être capable de travailler en équipe avec sens de l'organisation. Poste basé à Villepinte, avec des horaires de 39H par semaine.

Prestations

Rémunération statutaire

Prime annuelle

Participation employeur pour la mutuelle

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives.
• Capacité à travailler sous pression.
• Rigueur et précision dans les tâches administratives.

Responsabilités

• Gérer le planning de la Directrice.
• Traiter les demandes de location de salles.
• Organiser les plannings d'activité du service.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Sens de l'organisation

Communication

Formation

Diplôme d'État en Administration

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Assistant de direction au service Vie associative (h/f) - Villepinte

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non renseigné

La ville de Villepinte recrute
Un Assistant de Direction au service Vie Associative (F/H)

La Direction est composée des services Vie associative, location de salle, relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V - 1 Avenue Jean Fourgeaud et comprend une diretcrice, une assistante de direction , un chargé de mission « Vie associative », deux agents administratifs, un régisseur Espaces V et 4 agents polyvalents.
Sous l'autorité de la Directrice, vous aurez la responsabilité de l'assister dans la gestion de l'activité quotidienne du service.

Filière Administrative- Cadre d'emplois des Adjoints administratifs/Rédacteur
Temps de travail 39H hebdomadaires:
23 jours de RTT et de 25 jours de congés.
Horaires : de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35
Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à la catégorie.
Participation employeur pour la mutuelle/prévoyance conventionnée
Comité d'½uvres sociales du personnel

Mission 1 : Gestion du planning de la Directrice
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
* Accueillir ses rendez-vous
* Préparer les dossiers administratifs pour les réunions et commissions

Mission 2 : Gestion administrative et financière
? Traitement des demandes associatives/location des salles par courriers et mails,
? Procéder aux encaissements des locations des salles,
? Gestion de la régie,
? Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions,
? Etablir des bons de commande
? Tri, classement, archivage des dossiers du service.

Mission 3 : Gestion RH
* Organisation des plannings d'activité
* Planification des congés (utilisation du logiciel Astre RH)
* Gestion des heures supplémentaires
* Suivi des dossiers des agents /recrutements

Mission 4 : Gestion et suivi des travaux et interventions
* Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
* Faire le suivi des interventions en appuie de l'équipe des espaces V


INTERETS ET DIFFICULTES DU POSTE

* Respecter scrupuleusement les procédures et les délais,
* Savoir gérer les urgences
* Etre capable de détecter les besoins et attentes des associations.

Profil recherché

Savoirs :
* Connaissance des procédures administratives et de la collectivité,
* Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest).

Savoirs faire:
* Réceptionner les appels téléphoniques,
* Traiter les demandes,
* Réaliser des travaux de bureautique,
* Orienter les associations dans leur quotidien,
* Planifier les rendez-vous de la Directrice en son absence,
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Réaliser des conventions, contrats, des arrêtés,
* Trier, classer et archiver les documents,
* Gestion informatique des dossiers administratifs,
* Aisance rédactionnelle.

Savoirs être
* Capacité à travailler en équipe,
* Discrétion et confidentialité,
* Sens de l'organisation,
* Sens de l'écoute et du dialogue,
* Rigueur, autonomie, esprit d'initiative.
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision

Qui sommes-nous?

Située dans le département de la Seine Saint Denis, la Ville de Villepinte, forte de ses 38 200 habitants, s'inscrit dans la dynamique de développement de la Métropole du Grand Paris, au sein de l'Etablissement Public Territorial Paris Terre d'Envol. Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.

Envoyer CV et lettre de motivation à Madame le Maire
par courrier :Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : [e-mail]

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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