Assistant de direction au cabinet de la rectrice déléguée ESRI- IDF (H-F)

Rectorat de Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le rectorat de Paris recrute un Assistant de direction pour gérer les déplacements et événements de la rectrice déléguée. Ce poste exige des compétences rédactionnelles excellentes et une capacité à travailler en équipe. Une expérience préalable dans l'administration est appréciée. Le candidat idéal montrera rigueur, élégance dans la communication ainsi qu'une gestion efficace des priorités.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience souhaitée: Confirmé.
• Orthographe et grammaire parfaites exigées.
• Une maîtrise d'une langue étrangère est un plus.

Responsabilités

• Préparation logistique des déplacements et visites officielles.
• Gestion des invitations et des réunions.
• Participation à la rédaction de comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise rédactionnelle

Capacité à prioriser

Travail en équipe

Formation

Diplôme niveau Bac +2

Description du poste

Assistant de direction au cabinet de la rectrice déléguée ESRI- IDF (F/H)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Rectorat de Paris
• Localisation : 47 rue des Écoles 75005 Paris

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon la grille indiciaire des secrétaires d'administration de l'éducation nationale€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Missions principales

Le ou la titulaire du poste est chargé(e) de préparer et de coordonner l’ensemble des dossiers liés aux déplacements et visites officielles de la rectrice, ainsi que les manifestations initiées par cette dernière (colloques, comités de suivi, conférences, missions externes…).

Organisation des déplacements et visites officielles

• Préparation logistique des dossiers (version numérique ou papier), en lien étroit avec le directeur de cabinet.
• Élaboration des déroulés de visites et déplacements, incluant les aspects protocolaires et pratiques.
• Interaction avec l’ensemble des parties prenantes impliquées dans l’organisation (partenaires internes et externes).
• Suivi des itinéraires du chauffeur de la rectrice : transmission de l’agenda, coordination avec les lieux d’accueil (stationnement, modalités d’arrivée…).

Organisation des manifestations institutionnelles

• Préparation des déroulés techniques des événements portés par la rectrice (ex. : conférence territoriale de la vie étudiante).
• Compilation annuelle des événements récurrents du secteur ESRI (ex. : Fête de la science, JACES…) et suivi des propositions de déplacements afférentes.
• Préparation des listes de participants, réalisation des badges et gestion des supports mis à disposition.
• Suivi des inscriptions (RSVP), pointage des participants et relances éventuelles.

Appui logistique et administratif

• Gestion des invitations, des rendez-vous et des réunions ; accueil des visiteurs.
• Réservation et préparation des salles de réunion, incluant la coordination des prestations associées (matériel informatique, signalétique, chevalets…).
• Participation à la prise de notes et à la rédaction de comptes rendus lors des réunions autour de la rectrice (réunion d’équipe, réunion de cabinet…).
• Réalisation ponctuelle de reportings ou de compilations de données, notamment en réponse aux demandes de l’administration centrale.

Missions complémentaires

Dans la mesure du temps disponible et en fonction des priorités, le ou la titulaire du poste pourra également contribuer aux autres activités du pôle « Assistance et secrétariat », en appui à l’équipe :

• Suivi, tri et classement du courrier ainsi que des parapheurs.
• Saisie, mise en forme et actualisation de documents, dans le respect de la nature des contenus et de la charte graphique en vigueur.
• Rédaction, envoi et suivi de courriers et courriels.
• Réception et traitement des sollicitations téléphoniques et électroniques : filtrage, réponse ou réorientation vers les services compétents.
• Gestion des agendas du cabinet et vérification régulière de l’exactitude des informations enregistrées.

Profil recherché

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise rédactionnelle et communicationnelle. Orthographe et grammaire parfaites exigées. La maîtrise d'une langue étrangère est un plus.
• Capacité à prioriser son travail
• Une expérience antérieure dans un cabinet ou en administration centrale ou déconcentrée est un atout pour le poste, tout comme une maîtrise basique du protocole républicain.

Compétences comportementales :

• Impérativement, capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres secrétariats du rectorat
• Ponctualité dans la prise de poste et dans l'exécution des tâches Disponibilité et réactivité
• Discrétion et rigueur Organisation et méthode

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

Le futur employeur est le rectorat de la région académique Île-de-France.

Le poste est localisé au 7 rue de la Sorbonne 75005 Paris, au sein du pôle « Assistance et secrétariat », lequel est mutualisé entre la rectrice déléguée pour l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation de la région académique d’Île-de-France, le secrétaire général et son adjointe et le directeur de cabinet de la rectrice, le-la titulaire H/F du poste est placé-e sous l’autorité du directeur de cabinet de la rectrice déléguée de la région académique Ile de de France.

2/ Mission complémentaire : contribution aux autres actions du pôle « Assistance et secrétariat »Selon le temps disponible au regard de ses missions principales, le titulaire H/F du poste vient en soutien de l’équipe pour les autres travaux traditionnellement dévolus aux assistants de direction, notamment :- Suivi et classement du courrier et des parapheurs.- Saisie de données et mise en forme de documents, en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.- Rédaction de courriers et courriels (et leur transmission).- Réponse aux sollicitations téléphoniques et par courrier électronique, avec filtrage et réacheminement vers les services pertinents.- Gestion des agendas du cabinet et vérification périodique de l’exactitude des renseignements inscrits.

Travail ponctuel en soirée.

Assistante / Assistant de direction

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