Assistant de direction au bureau d'Etudes (H/F)

MAIRIE; Saint-Dié-des-Vosges; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie régionale recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer un soutien administratif et financier au bureau d'études. Le candidat idéal a un BAC + 2 en gestion administrative, est rigoureux, et possède une expérience de 3 ans dans un poste similaire. Ce CDD de 12 mois impose 35 heures de travail par semaine avec un salaire statutaire. Les compétences en gestion administrative, accueil téléphonique et gestion du courrier sont indispensables.

Qualifications

• Expérience de 36 mois sur un poste similaire est indispensable.
• Maîtrise des supports informatiques.
• Connaissances du statut de la fonction publique.

Responsabilités

• Assurer un rôle de soutien administratif et comptable.
• Suivre les projets pilotés par le bureau d'études.
• Gestion des agendas et des plannings.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueillir au téléphone

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Formation

BAC + 2 (gestion administrative, comptable)

Outils

Ciril Finance

Description du poste

Offre n° 196DTWP
Assistant de direction au bureau d'Etudes (H/F)

L'assistant(e) de direction assure un rôle de soutien administratif, comptable, organisationnel et relationnel auprès du responsable du bureau d'études mutualisé, et ponctuellement auprès des chefs de projet ou chargés d'études. Il/elle contribue activement au bon fonctionnement du service et au suivi des projets pilotés par le bureau d'études.Missions :Administratif :- Enregistrement et traitement du courrier (arrivée/départ) ;- Gestion des agendas (responsable du BE, élus aux travaux, agents du service) ;- Préparation des dossiers pour les réunions, comités techniques, commissions, conseils ;- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, rapports d'activité ;- Préparation des documents de présentation pour les élus et partenaires ;- Suivi des parapheurs et organisation de la signature des documents ;- Classement et archivage des documents administratifs ;- Suivi des demandes transversales adressées aux services supports de la Ville et de l'Agglomération ;- Gestion des plannings et suivi des agents du BE ;- Accueil téléphonique du BE (contacts riverains, agents, partenaires, collectivités) ;- Suivi administratif des études et projets : conventions, échéances, marchés publics, etc. ;- Instruction des dossiers de demandes de subventions en lien avec les projets portés par le bureau d'études.Suivie des marchés publics :- Connaissance des marchés publics ;- Suivi des tableaux budgétaires et tableaux de bord du BE ;- Appui à la gestion administrative des marchés publics (rédaction d'ordres de service, courriers,- suivi des pièces, etc.).Comptabilité, gestion financière :- Connaissances de base en comptabilité publique ;- Élaboration, enregistrement, suivi des demandes d'achats et bons de commande via le logiciel CIRIL ;- Participation à la saisie de documents budgétaires ;- Suivi des dépenses liées aux projets du service.Profil recherché :- Titulaire d'un BAC + 2 (gestion administratif, comptable) ;- Titulaire (catégorie C ou B) ou contractuel ;- Maitrise des supports informatiques ;- Une bonne connaissance du logiciel Ciril Finance serait appréciée ;- Rigueur et organisation, esprit d'initiatives et d'équipe ;- Connaissances du statut de la fonction publique et des institutions ;- Expérience sur un poste similaire serait un plus.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Statutaire C

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 36 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Comptabilité Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de créativité, d'inventivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier qualifié (P3,P4,OHQ)
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

250 à 499 salariés

Mairie de Saint-Dié-des-VosgesMme Sylvie REHBERG

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