Assistant de direction / Assistante de direction

Agence régionale de santé - Provence-Alpes-Côte-d'Azur ( ARS Paca ); Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Agence Régionale de Santé Paca recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la direction dans ses activités administratives. Vous serez responsable de la gestion des calendriers, de l'organisation des réunions et de la communication avec les partenaires. Ce poste exige rigueur, réactivité et compétences en gestion documentaire. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à la politique de santé régionale.

Qualifications

• Expertise en procédures administratives et outils bureautiques.
• Capacité à recueillir et traiter l'information efficacement.
• Maîtrise de l'organisation et de la gestion des réunions.

Responsabilités

• Établir et gérer les calendriers et les ordres du jour.
• Organiser des réunions et gérer la logistique.
• Traiter le courrier entrant et sortant.

Connaissances

Techniques administratives

Gestion de l'information

Organisation des réunions

Gestion documentaire

Communication

Travail en équipe

Outils

Logiciel Elise

Description du poste

À propos de nous : L'Agence Régionale de Santé (ARS) Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé dans le cadre de la stratégie nationale. Notre agence couvre divers domaines, y compris les services de santé, la veille sanitaire, la santé publique, la santé environnementale et la prise en charge médico-sociale des personnes âgées et handicapées.

Description du poste : En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle crucial dans le bon fonctionnement de l'agence. Sous la responsabilité et en relation étroite avec la Cheffe de cabinet, vous assurez un secrétariat de direction au service du Directeur Général, du Directeur Général Adjoint, du Directeur de Cabinet et de la Secrétaire Générale. Vous êtes garant(e) de la bonne organisation du temps des Directeurs et de la Secrétaire Générale, ainsi que de la qualité des relations avec les directions et partenaires.

Responsabilités principales :

• Soutien à la gouvernance : Établir et gérer les calendriers et les ordres du jour, mettre à jour les tableaux de suivi, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
• Tâches de secrétariat : Gérer le secrétariat de diverses instances, y compris la gestion des ordres du jour, les convocations, la préparation des dossiers et la réservation des salles.
• Communication : Réceptionner et diriger les appels destinés à la direction générale.
• Organisation des réunions : Organiser des réunions (en présentiel, audio ou visioconférence), gérer la logistique et rédiger les comptes rendus.
• Gestion documentaire : Constituer et gérer les dossiers, coordonner avec les services et partenaires, et assurer le retour et la vérification des éléments demandés.
• Gestion des déplacements : Organiser les déplacements et suivre les frais de mission.
• Gestion du courrier : Traiter le courrier entrant et sortant à l'aide du logiciel Elise.
• Archivage : Gérer et traiter les archives de la Direction Générale.
• Gestion des fournitures : Superviser les commandes de fournitures pour la Direction Générale.

Compétences et qualifications requises :

• Techniques administratives : Expertise en procédures administratives et outils bureautiques - qualités rédactionnelles.
• Gestion de l'information : Capacité à recueillir et traiter l'information efficacement.
• Organisation des réunions : Maîtrise de l'organisation et de la gestion des réunions.
• Gestion documentaire : Compétence en préparation et archivage de documents.
• Communication : Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Travail en équipe : Capacité à travailler en collaboration.

Qualités souhaitées :

• Rigueur : Attention aux détails et précision.
• Réactivité : Capacité à réagir rapidement et efficacement.
• Discrétion : Maintien de la confidentialité et du professionnalisme.
• Initiative : Proactivité et capacité à prendre des initiatives.

Emploi de catégorie B ouvert aux titulaires de la fonction publique, aux agents contractuels de droit public (CDD) et aux personnels issus d'organismes de sécurité sociale.

Créer une alerte emploi pour cette recherche

Assistant Direction • Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France