Assistant de direction/Assistante de direction

JR France; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise située aux portes de Paris recherche un Assistant de direction. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la Directrice Générale des Services, en organisant son emploi du temps, en préparant les réunions et en assurant le secrétariat. Ce poste requiert autonomie, initiative et maîtrise des outils bureautiques. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à un environnement de service public engagé.

Qualifications

• Autonome, organisé.e et réactif.ve.
• Bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
• Sens du service public et esprit d'équipe.

Responsabilités

• Organiser l’activité et assister la Directrice Générale des Services.
• Suivre les projets et l’activité de la Direction Générale.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Discrétion

Initiative

Rédaction

Communication

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Assistant de direction/Assistante de direction, ivry-sur-seine

Située aux portes de Paris, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, la ville d’Ivry-sur-Seine offre à l’ensemble de ses 64 000 habitants des services et équipements publics variés et de qualité, qui s’inscrivent dans un projet municipal innovant, citoyen, solidaire et porteur de transition écologique, décliné dans le projet d’administration « 100% service public ».

Au sein d’une équipe de 4 assistantes de directions, vous apporterez une aide solide et permanente pour faciliter l'instruction des projets relevant de la Directrice Générale des Services et prendrez en charge les tâches liées à son organisation de travail. Vous en assurerez son secrétariat et l’assisterez dans la tenue de ses fonctions. Vous opérerez les liaisons nécessaires avec le Cabinet, la Municipalité, la Direction Générale, les Directions, ainsi que les organismes et administrations extérieurs.

Vos missions seront les suivantes :

• Organiser l’activité et assister la Directrice Générale des Services : gérer l'agenda et la prise de rendez-vous, en tenant compte des priorités ; organiser la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, convocation...) ; recueillir les éléments auprès des services pour la préparation des réunions ; rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec la Directrice Générale des Services ; participer à différentes réunions pour en rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Suivre les projets et l’activité de la Direction Générale : préparer les dossiers et documents de séance (ordre du jour, documents de réflexion, délibérations, motions, comptes rendus...) ; fournir une assistante technique à la gestion de certains projets stratégiques, suivre les demandes d'information et de documentation émanant du Cabinet et des élus.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat ; contrôler les parapheurs, courriers, notes.

Votre profil :

Autonome, organisé.e, réactif.ve, savez faire preuve de discrétion, prendre des initiatives et vous adapter ; vous avez l’esprit d’équipe et le sens du service public. Vous connaissez les techniques de secrétariat ; vous vous exprimez avec aisance, à l’oral comme à l’écrit, et maîtrisez les outils bureautiques. Vous possédez des compétences rédactionnelles, dans le respect des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe.