Assistant de direction/Assistante de direction

JR France; Île-de-France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Anses, une agence nationale de sécurité sanitaire, recrute un(e) Assistant(e) de direction pour un intérim de 4 mois à Maisons-Alfort. Le poste implique la gestion de l'agenda, la coordination administrative, et un soutien aux affaires juridiques. Le candidat idéal doit avoir une formation en gestion administrative et une expérience en assistanat de direction, avec des compétences organisationnelles et relationnelles solides.

Qualifications

• Expérience confirmée d’assistanat de Direction générale appréciée, surtout dans le secteur public.
• Maîtrise indispensable de l’organisation et de la gestion d’agendas complexes.
• Capacité d’organisation, réactivité, et autonomie requises.

Responsabilités

• Gérer et coordonner l’organisation de l’agenda de la Directrice.
• Préparer des courriers et des présentations pour les sollicitations internes et externes.
• Assurer la gestion des déplacements et la logistique associée.

Connaissances

Organisation

Réactivité

Anticipation

Diplomatie

Rigueur

Discrétion

Capacités relationnelles

Capacités rédactionnelles

Formation

Bac à Bac + 3 en gestion administratif

Description du poste

Assistant de direction/Assistante de direction, val-de-marne (94)

Agence nationale de sécurité sanitaire - Anses

L’Anses recrute un(e) Assistant(e) de direction (H/F) - intérim de 4 mois

Poste basé à Maisons-Alfort (94700)

Rattaché(e) à la directrice générale adjointe en charge des affaires générales, vous gérez et coordonnez l’organisation de l’agenda, ainsi que la gestion administrative dans un souci d’efficacité et de réactivité sur des situations sensibles.

Véritable allié du quotidien, vous veillez à la fluidité des sollicitations, et à l’anticipation des aspects administratifs et logistiques des missions de la direction. Vous intervenez en bonne coordination avec les assistantes de la direction générale et assurez une interface avec vos interlocuteurs des entités du pôle et des autres entités métier de l’agence, ainsi que de ses partenaires.

Vous intervenez également en soutien de la directrice des affaires juridiques.

Votre quotidien

Activité principale : Direction générale, Directrice générale adjointe pôle affaires générales (DGAG)

• Organisation de l’agenda de la Directrice : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers et s’assurer de l’ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,
• Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence,
• Préparer des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,
• Organiser et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction,
• Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l’agenda de la Directrice,
• Gestion de ses déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)
• Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts.

Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)

• Organisation des agendas, des réunions et de la logistique (réservation de salle, convocations, …),
• Gestion du courrier et des parapheurs (réception, enregistrement, …),
• Transmission/traitement des appels téléphoniques,
• Gestion des déplacements (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais).

Une continuité de service est assurée durant les périodes de congés avec les autres assistantes de direction.

Votre profil

Formation et expérience requises :

• Bac à Bac + 3 en gestion administratif, assistanat de manager
• Une expérience confirmée d’assistanat de Direction générale serait appréciée, un plus si effectuée dans le secteur public.

Compétences :

• Maîtrise indispensable de l’organisation et de la gestion d’agendas complexes
• Capacité d’organisation et de réactivité
• Sens de l’anticipation, esprit d’initiative et réelle autonomie
• Diplomatie, rigueur et discrétion
• Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées

L’Anses recrute, accompagne et valorise les talents dans leur diversité pour s’engager au service de la santé publique.