ASSISTANT DE DIRECTION/ASSISTANTE DE DIRECTION

ASSISTANT DE DIRECTION/ASSISTANTE DE DIRECTION, Chartres

Chartres, France

Description du poste

Au sein du Secrétariat de Direction, vous travaillez en binôme avec l'assistante de Direction en poste, sous l'autorité de l'attachée de Direction et de la Directrice, afin d'assurer les missions principales suivantes :

1. Assurer le secrétariat au sein de la Direction de la CPAM : réponse téléphonique, rédaction des courriers en lien avec les différents services de l'organisme, organisation des déplacements, gestion des agendas des 4 agents de Direction, réservation des salles de réunion, gestion de 4 messageries électroniques, accueil des interlocuteurs internes ou externes, pilotage et suivi de la procédure des délégations de signature.
2. Garantir la bonne tenue des échéances et le suivi des dossiers/projets de la Direction.
3. Préparer les réunions : constitution des ordres du jour et des dossiers, veille sur les sujets en cours, recherche d'informations, prises de contacts, organisation logistique, coordination des réunions externes en lien avec les secrétariats respectifs.
4. Rechercher, diffuser, prioriser et archiver les informations nécessaires pour la Direction.
5. Assurer la ventilation et le suivi de la mise en œuvre de la documentation diffusée par la CNAM auprès de l'ensemble des services de la caisse.
6. Assurer le secrétariat du CSE : connaissance du fonctionnement et de la composition du CSE, relation avec les élus, élaboration des ordres du jour, veille et suivi des sujets à présenter, suivi des échéances, préparation des dossiers, mise en forme des présentations, retranscription et rédaction des procès-verbaux.
7. Prendre le relais de l'assistante de Direction en charge du Conseil en cas d'absence : curiosité, suivi, montée en compétences sur la gestion de cette instance.
8. Participer à l'organisation des événements et de la communication de la Direction.
9. Contribuer activement à l'efficience du secrétariat de Direction.

Profil recherché

Vos compétences

• Polyvalence, forte capacité d'adaptation et gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Sens de l'organisation et gestion efficace du temps dans des délais contraints.
• Confidentialité, discrétion, disponibilité.
• Esprit collaboratif, goût du travail en équipe, capacité à collaborer avec divers acteurs.
• Excellent relationnel, dynamisme.
• Rigueur, autonomie.
• Curiosité, initiative, proposition d'idées.
• Qualités d'expression orale et écrite, synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneNote.
• Connaissance de l'environnement institutionnel, attachement à la protection sociale.

Votre formation

Titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou expérience professionnelle équivalente dans le domaine.

Informations complémentaires

Contrat CDI à temps plein à Chartres.

• Niveau d'emploi : 4 (26 € sur 14 mois) + prime d'intéressement.
• Horaires variables, 20 RTT/an, télétravail possible.
• Avantages : prime crèche, remboursement à 50% des transports, forfait mobilité durable, CET, carte déjeuner.
• CSE actif en vie culturelle et œuvres sociales.