Assistant de direction/Assistante de direction

Talents First - Executive Search & Selection; Béziers; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Assistant de Direction talentueux pour collaborer directement avec la Direction Générale. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion de l'agenda, de l'organisation des déplacements et des réunions, tout en assurant une communication efficace entre les parties prenantes. Si vous avez une expérience solide dans un rôle similaire et une maîtrise de l'anglais, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre autonomie, votre sens des responsabilités et votre capacité à gérer les priorités seront valorisés dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Expérience minimum de 5 ans à une fonction similaire.
• Formation BTS Assistant manager ou équivalent.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Président et du Directeur Général.
• Organiser les déplacements et les réunions.
• Traiter les appels et la correspondance.

Connaissances

Maîtrise de l’anglais courant

Outils bureautiques (pack office, tableaux excel)

Organisation et gestion des priorités

Excellent niveau d'expression écrite et oral

Relationnel et diplomatie

Capacité à communiquer

Réactivité & Adaptabilité

Autonomie et sens des responsabilités

Discrétion professionnelle

Capacité d’initiative & Gestion du stress

Rigueur, organisation et méthode

Flexibilité et disponibilité

Capacités rédactionnelles et de synthèse

Planification et priorisation des tâches

Traitement de l’information

Formation

BTS Assistant manager

Description du poste

La maitrise de l’anglais courant est indispensable

Talents First recrute pour son client, dynamique Groupe International, un Assistant de Direction H / F :

Collaborateur direct de la Direction générale, l’assistant(e) de direction les assiste dans leur organisation administrative et la gestion de leur emploi du temps.

Il / Elle est l’interface entre les interlocuteurs internes / externes et la Direction Générale, et coordonne le suivi de l’ensemble des dossiers.

Tâches générales

1. Gérer l’agenda du Président et du Directeur Général :
   1. Prise de rendez-vous
   2. Organisation des réunions / déjeuners externes
   3. Planification et préparation des réunions récurrentes
2. Planifier et organiser leurs déplacements France / Étranger :
   1. Étude des besoins
   2. Obtention de passeport, visa
   3. Préparation des supports
3. Traiter leurs appels téléphoniques et leur correspondance :
   1. Rédaction et envoi de courriers
   2. Gestion de la boîte mail du Président (lecture, alerte et réponse partielle)
4. Organiser les réunions :
   1. Rédaction ou collecte de l’Ordre du jour
   2. Rédaction du compte-rendu
5. Coordonner les dossiers :
   1. Collecte et synthèse des informations nécessaires à la prise de décision
6. Être l’interface entre les interlocuteurs et la Direction Générale
7. Suivre les budgets :
   1. Traitement des factures fournisseurs
   2. Suivi des dépenses (frais de fonctionnement)
   3. Établissement des notes de frais
8. Développer et mettre à jour la base contacts de la Direction Générale
9. Assister personnellement le Président
10. Divers

Profil recherché :

De formation BTS Assistant manager ou équivalent, vous bénéficiez d’une expérience minimum de 5 ans à une fonction similaire.

Compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques (pack office, tableaux excel si besoin) et de la messagerie
• Organisation et gestion des priorités
• Excellent niveau d'expression écrite et oral
• Excellente présentation, relationnel et diplomatie
• La maitrise de l’anglais courant est indispensable
• Capacité à communiquer, Savoir faire preuve de discernement
• Réactivité & Adaptabilité
• Autonomie et sens des responsabilités
• Discrétion professionnelle
• Capacité d’initiative & Gestion du stress
• Rigueur, organisation et méthode
• Très grande flexibilité et disponibilité
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Savoir planifier son travail et prioriser les tâches et activités
• Savoir traiter l’information : la rechercher, la recevoir, l’analyser, la synthétiser et la transmettre